Follow

Embracing Workspace, de adoptie gids

 

mceclip0.png

Van aanschaf naar succesvolle uitrol

Iedereen kan beginnen met een nieuwe digitale werkplek - dat is niet zo moeilijk. Maar de werkplek succesvol maken binnen jouw bedrijf en iedereen er de meeste waarde uit laten halen, vereist meer inzet. Zelfs met een adaptive workspace als Workspace 365, die zich aanpast aan iemands rol, applicaties en apparaat, hebben werknemers mogelijk een aanpassingsperiode nodig. Want ook al maak je hun werk gemakkelijker, ze hebben nog steeds te maken met verandering. Wij helpen je om deze verandering te managen en de digitale werkplek succesvol te maken, zodat de werkplek niet alleen gebruikt, maar ook omarmd wordt binnen jouw organisatie.

Met de Blauwdruk leg je alle belangrijke informatie vast die nodig is voor een succesvolle adoptie.

 Adoption-steps-New-Branding.png

 

 

Het adoptie proces kan ook volledig online plaatsvinden. Of het nou nodig is wegens de nieuwe manier van werken door het Corona virus of omdat de afstand tussen jou en de klant te groot is om (vaker) af te leggen. In deze gele blokken in dit artikel staan tips en aanwijzingen om het proces te digitaliseren.

 

Stap 1: Management alignment

In deze eerste fase zijn er een aantal factoren die bepaald moeten worden: wat zijn jouw doelen, wat wil je bereiken? Met welke uitdagingen heb je (en de medewerkers) te maken? Breng alle uitdagingen die je op wilt lossen en kansen die je wilt creëren in kaart en stel een tijdlijn op voor het uitrollen van de nieuwe werkplek.

Stel prioriteiten. Wat kan wachten en wat niet? Ook is het belangrijk om als management team te verenigen, in contact te blijven met het team en ze op de hoogte te houden van organisatie-brede beslissingen. Dit kan door middel van bijvoorbeeld het Announcement Centre.

Doelen en tijdlijn

Gebruik het SMART model om je doelen te stellen.

Specifiek         Duidelijk en ondubbelzinnig; beantwoordt de vragen: "Wat, waarom, wie, waar?"

Meetbaar        Concreet; laat duidelijk vooruitgang zien

Acceptabel     Realistisch, niet extreem

Relevant         Beantwoordt de vragen: “Is het de moeite waard voor mij en stakeholders? Is het in overeenstemming met andere of algemene doelen? "

Tijdgebonden Wat is de deadline?

 

Eerste communicatie uitzetten

Dit is ook het moment om te beginnen met communiceren met de werknemers, zij zijn tot slotte de mensen die gebruik moeten gaan maken van de werkplek. Voordat de service beschikbaar komt, wil je dat de medewerkers enthousiast zijn over het feit dat deze eraan komt, en dat ze geïnteresseerd blijven in het gebruik ervan nadat het gelanceerd is. Daarom moeten alle teams betrokken worden bij het proces.

Deze email templates kunnen gebruikt worden om te communiceren met het team over hun nieuwe digitale werkplek.

Let op: iedereen neemt informatie op andere manieren op. Daarom is het een goed idee om eens na te denken over andere vormen van communicatie, zoals d.m.v. goodies (bekers, pennen), quickstart guide placemats, etc. om medewerkers te enthousiasmeren. Gebruik een communicatiestrategie die past bij de organisatie om bewustzijn en enthousiasme te genereren.

 

Rol bepaling

Het juiste team samenstellen en ervoor zorgen dat je een lijst met bedrijfsdoelen hebt is erg belangrijk tijdens de lancering van jouw digitale werkplek. Om succes te behalen met Workspace 365 is het belangrijk om IT en Communicatiemanagers en key-users uit alle teams te betrekken. Samen vormen deze mensen een groep die gedeelde doelen kan creëren voor iedere persona groep. Hierbij brengen ze de problemen in kaart die ze willen oplossen, evenals de nieuwe kansen die ze willen creëren voor hun teams en organisatie. 

Executive sponsors
Executive sponsors zijn mensen met een senior niveau in het bedrijf, die hoge invloed hebben op de bedrijfscultuur. Ondanks dat zij niet zeer actief betrokken zijn bij het adoptieproces, hebben zij toch een zeer invloedrijke rol. Hun taak is om het goede voorbeeld te geven en mensen te laten zien dat het niet alleen een goede, maar ook een noodzakelijke verandering is die de toekomst van de organisatie positief zal beïnvloeden.

Success Owners
Success Owners hebben een leidende functie in het adoptieproces. Zij zijn gewoonlijk (midden)management en staan daarom zowel dicht bij de werknemers als hoger management, wat hen in staat stelt om als link tussen de twee te fungeren. De Success Owners zijn verantwoordelijk voor het garanderen van het behalen van de doelen en dat de training van en communicatie met de werknemers succesvol gemanaged wordt. Zij zullen betrokken zijn bij elke stap en worden gezien als de uitvoerende begeleiders en supervisors van het project.

Champions
De Champions nemen het voortouw bij de transitie onder jouw werknemers, de zogezegde “influencers”. Dit zijn de werknemers die de transitie volledig ondersteunen, er enthousiast over zijn en snel leren over nieuwe technologie. Zij zullen het enthousiasme over de nieuwe digitale werkplek verspreiden en de nieuwe manier van werken tot leven brengen. Ook zullen zij fungeren als tussenpersoon tussen hun teams en de Success Owners. Zij verzamelen feedback van hun teams en afdelingen, identificeren uitdagingen en mogelijke oplossingen en lichten de Success Owners in, zodat zij deze feedback kunnen verwerken om de werkplek te verbeteren.

Back to top 

Stap 2: Inventarisatie

In deze stap wordt er een complete inventarisatie gedaan van de organisatie. Welke applicaties, informatie, communicatie etc. worden gebruikt? Welke personen maken hier gebruik van? Wat zijn hun methoden, processen en uitdagingen? Met al deze informatie kun je beginnen met het maken van basic lay-outs per persona groep.

Opstellen persona’s en testgroepen

Het creëren van persona's geeft je een goede indruk van wie in jouw organisatie werkt en hoe zij dat doen, zodat je erachter kunt komen wat zij precies nodig hebben van een digitale werkplek. Gebruik de persona presentatie voor meer informatie en voorbeelden.

mceclip0.png

 

Wie op te nemen in de testgroep:

  • Gebruikers van verschillende afdelingen (en dan het liefst mensen die al samenwerken aan een project of bedrijfsproces).
  • Gebruikers die waarschijnlijke Champions of leiders zijn die voorstanders zijn van het traject.
  • Gebruikers die IT wat lastiger vinden. Het is belangrijk dat je hun behoeftes meeneemt in het proces.
  • IT/helpdesk en communicatiemedewerkers die hun talenten kunnen bieden tijdens het proces.
Communicatie met de testgroep(en) is ontzettend belangrijk, vooral in het geval van een digitaal adoptie proces. Maak concrete afspraken voor vaste contactmomenten, feedback sessies en trainingen. Communiceer zoveel mogelijk via beeld en telefoon en wat minder via bijvoorbeeld email.

Early adopters
Vind de mensen die de verandering ondersteunen en graag willen veranderen. Zij zullen snel de kansen van de werkplek zien en enthousiast zijn om het te testen en te verbeteren.

Lagards
Natuurlijk bestaat jouw organisatie niet uitsluitend uit early adopters - er zullen altijd mensen zijn die verandering moeilijker vinden. Het is belangrijk om deze mensen ook op te nemen in de testgroep. Hierdoor achterhaal je wat hun uitdagingen en moeilijkheden zijn en hoe zij hierop reageren, voordat er problemen ontstaan, en de werkplek verbeteren voor de mensen die meer moeite hebben met nieuwe technologie.

IT-pro’s
Aan de andere kant heeft jouw organisatie misschien ook mensen die meer ervaring hebben met IT. Door hen toe te voegen aan de testgroep, kan er gebruik worden gemaakt van hun talenten. Zij zullen waarschijnlijk de potentiële technische uitdagingen en kansen van de werkplek zien.

Voor alle typen mensen, zowel early adopters als laggards en IT-werknemers, geeft betrokken zijn in dit vroege stadium hen een stem tijdens de transitie. Het geeft jou niet alleen de kans om feedback te verzamelen en de werkplek voor hen te verbeteren, maar het geeft hun ook een kans om input te geven op de manier waarop zij zullen werken; het gevoel dat ze gehoord worden verhoogt de kans dat ze de werkplek omarmen.

Let op: Het is misschien verleidelijk om de CEO of hoger management op te nemen in jouw test groep, echter zouden wij je adviseren ze in een later stadium te betrekken. In het eerste stadium hebben zij andere prioriteiten en taken om zich mee bezig te houden, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Door de werkplek eerst te verbeteren met jouw testgroep, kun je problemen oplossen voordat ze aan het licht komen tijdens het uitrollen.

Inventariseren

Met de persona’s bij de hand kan je bepalen welke applicaties jouw medewerkers of medewerkersgroepen nodig hebben, welke technologie gebruikt wordt en wat vervangen moet worden, welke applicaties en functies je al hebt en welke je nog nodig hebt. Je kan hiervoor de blauwdruk gebruiken. Met al deze informatie kun je beginnen met het maken van basic lay-outs per persona groep.

Communicatie uitzetten

Tijdens elke stap van het adoptieproces is er één essentieel ding om te onthouden: jouw werkplek draait misschien om technologie, maar het omarmen ervan draait volledig om mensen. Zij zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes van de transformatie. Daar moet jouw adoptieproces mee beginnen en eindigen: mensen. 
Zorg ervoor dat je rekening houdt met de medewerkers bij het samenstellen van de berichten, aangezien jij hen moet helpen identificeren "Wat levert het mij op?". Plan ze uit langs de tijdlijn van jouw adoptie plan.

Back to top

Stap 3: Inrichten & validatie

Basis inrichting & testgroep trainen

Op basis van de inventarisatie wordt de werkplek ingericht per gebruikersgroep. Gedeelde ruimtes (Shared Spaces) zijn een geweldig hulpmiddel om jouw workspace georganiseerd en gestructureerd te houden, vooral als je deel uitmaakt van meer dan één team, een breed scala aan taken hebt of als je een admin bent. Wanneer iemand hun scherm regelmatig deelt, zoals een leraar met zijn studenten, zijn ruimtes ideaal om gevoelige informatie te beveiligen (zoals e-mails in de live tegel voor email).

Branding
Branding is het eerste wat mensen zien en is dus erg belangrijk. Als het herkenbaar en goed aaneengesloten is, is de kans groter dat mensen open staan voor hun digitale workspace. Als beheerder kan je Workspace 365 gemakkelijk van branding voorzien. Je kan de kleuren, het logo van de werkplek, het home logo en de productnaam bepalen.

Voorwaardelijke toegang
Voorwaardelijke toegang is een waardevol hulpmiddel om alle informatie die iemand in zijn workspace heeft te filteren en stelt je in staat alleen de relevante applicaties op het juiste moment te zien, op basis van locatie en apparaat. Het kan de workspace overzichtelijk maken, bewustzijn creëren, meer veiligheid bieden, de gebruikerservaring verbeteren en het werk echt vereenvoudigen voor mensen met een adaptive workspace.

Trainen
Dan is het tijd om de testgroep hun toekomstige werkplek te laten testen. De testgroep kan getraind worden door middel van workshops. Deze sessies zijn interactief, dus de medewerker klikt mee in eigen werkplek en er is ruimte om vragen te stellen en feedback te geven. Tijdens de workshops loopt iemand extra tussendoor om te assisteren en scenario’s, vragen (voor de FAQ) en feedback te noteren. Aan de hand hiervan kan de werkplek geoptimaliseerd worden.

Feedback ophalen en opstellen FAQ

Haal feedback op van de testgroep en Champions middels een feedback formulier. Ook is het waardevol om een sessie te houden met de Champions om samen te bespreken hoe de werkplek geoptimaliseerd kan worden en de rest van de medewerkers te enthousiasmeren.

Aan de hand van de opgehaalde informatie van de Champions en testgroep kan er een FAQ opgesteld worden. Deze kan online worden geplaatst en gebruikt worden als hulpmiddel.

Het optimaliseren van de werkplek is een voortdurend proces, dus blijf in contact met de Champions om hun feedback te blijven ontvangen.

Vergroot je online beschikbaarheid door bijvoorbeeld op meerdere platformen te communiceren met het team, zoals via Yammer en Teams. Lees hier meer over het verschil tussen de twee en wanneer je welke gebruikt.

Lig je nog op schema? Gaan de gestelde doelen behaald worden? Moet er iets bijgeschaafd worden?

Back to top

 

Stap 4: Lancering nieuwe werkplek

Launching Day! Zijn de gestelde doelen behaald?

Nadat de feedback van de testgroepen is verwerkt, is het tijd voor de lancering van de werkplek. Neem de waarden van de organisatie op bij de lancering van de nieuwe werkplek. En leg uit wat de waarde voor de organisatie en medewerkers is.

De executive sponsors kunnen de medewerkers informeren over de doelen en voordelen, hoe het hen zal helpen uitdagingen op te lossen, hun werk te versimpelen en ze flexibeler te maken. Dit kan in bijv. in een bijeenkomst of video gecommuniceerd worden. De sponsors geven het goede voorbeeld en laten zien dat de verandering positief is.

Als iedereen hun nieuwe digitale werkplek begint te gebruiken, komen de Champions weer in actie. Naast feedback verzamelen is het hun taak om hun team of afdeling te helpen om optimaal gebruik te maken van hun nieuwe werkplek en om vragen te beantwoorden.

Trainen aan de hand van geïnventariseerde scenario’s.

Workshops om de medewerkers te trainen in het gebruik van de werkplek. Deze sessies zijn interactief, dus de medewerker klikt mee in eigen werkplek en er is ruimte om vragen te stellen en feedback te geven. Tijdens de workshops loopt iemand extra tussendoor om te assisteren en scenario’s, vragen (voor de FAQ) en feedback te noteren. Aan de hand hiervan kan de werkplek geoptimaliseerd worden.

Na de workshops, zijn walk-the-floor dagen ook erg nuttig. Dit is de aanwezigheid van een Workspace 365 expert, die persoonlijk advies kan geven, individuele vragen kan beantwoorden en problemen direct op kan lossen.

Workshops kunnen online plaatsvinden. Dit kan in klassikale vorm of in webinar vorm gedaan worden. Vergroot je online aanwezigheid en laat het team dit ook voelen door bijvoorbeeld regelmatig videoboodschappen te plaatsen. Hierdoor wordt de drempel lager voor het team om vragen te stellen, feedback te geven, etc. Ook kan je eigen instructie video's maken. Lees hier meer over hoe je dat kan doen.

Naast workshops en walk-the-floors, zijn er ook andere tools die gebruikt kunnen worden voor de lancering, zoals:

 

Back to top

Stap 5: Feedback verwerken

Continu verbeteren van de nieuwe werkplek op basis van input van de gebruikersgroepen, om zo de verankering van de werkplek bij werknemers realiseren.

Evaluatie en feedback verwerken FAQ

Het succesvol maken en behouden van een verandering een voortdurend proces. Champions spelen hierin een sleutelrol, door het doorgeven van de feedback die ze ontvangen aan de Success Owners, zodat zij dit kunnen gebruiken om de werkplek verder te verbeteren en om te zien waar extra ondersteuning en training nodig is. Met deze informatie kan ook de FAQ worden aangevuld. Het optimaliseren van de werkplek is een voortdurend proces, dus blijf in contact met de Champions om hun feedback te blijven ontvangen.

Nazorg dagen & extra workshops

Ook is het belangrijk om nazorg dagen in te plannen waarin ontdekt kan worden of en welke gebruikersgroepen extra training/workshops nodig hebben. Deze sessie geven dan ook de kans om extra functionaliteiten en voordelen te ontdekken die aan de werkplek toegevoegd kunnen worden. Hierdoor zal het gebruik ook verhoogd worden. Op deze manier kan de nieuwe werkplek constant verbeterd worden en er de meest mogelijke waarde uitgehaald worden.

Naast deze sessies kan het ook erg waardevol zijn om werkgroepen te creëren, waarin (verschillende) persona groepen samen kunnen komen om de werkplek beter te leren kennen en elkaar te helpen.

Naast dat ook de nazorgdagen en werkgroep sessies online kunnen plaatsvinden, heeft de workspace ook features die kunnen bijdragen aan het online adoptie proces. Zoals bijvoorbeeld het Announcement Centre t.b.v communicatie binnen de organisatie of een Shared Space met alle informatie over de uitrol van de digitale werkplek in de organisatie. Lees hier meer over de best practices van deze features. 

Als laatste is het belangrijk om de werknemers te belonen voor hun inzet en deelname in dit hele traject. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van taart zijn, maar zelfs een bedankje kan al erg ver gaan.