Follow

Best Practices

 

Mededelingencentrum
Voorwaardelijke toegang
Gedeelde ruimtes
Branding
Iconen voor tegels
iFrame
Persona Matrix uitgelegd
How To video's
Applicatiegroepen en gebruikersgroepen
Onderhoud op applicaties
Eigenaar permissies

 

Mededelingencentrum

Wat kan je doen met het mededelingencentrum? Hier zijn een aantal voorbeelden.

Bedrijven gebruiken het om werknemers te informeren over bedrijfsnieuws, b.v. de opening van een nieuwe kantoorlocatie, een aankomend bedrijfsuitje, de promotie, ontslag of pensionering van een collega of een interne kantoorverhuizing. Het wordt ook gebruikt voor IT-gerelateerd nieuws, b.v. informatie over hun digitale werkplek, onderhoud aan applicaties of hardware, updates, nieuwe software en e-learning.

Wanneer mededelingen Must-reads zijn, gebruik dan de pop-up functie. Op deze manier zorg je ervoor dat mensen de mededeling niet missen. De mededeling verschijnt ook in de live tegel, zodat mensen deze opnieuw kunnen lezen.

Als mededelingen Nice-to-reads zijn, gebruik dan gewoon de live tegel. In de live tegel heeft iedereen een duidelijk overzicht van alle mededelingen en hebben ze ook de optie om berichten te 'liken'. Je kan ook het aantal weergaven van een bericht bekijken.

mceclip0.png

Het is ook mogelijk om categorieën te maken en toe te wijzen aan mededelingen. Dit is bijvoorbeeld handig om eenvoudig informatie te vinden door te filteren op basis van categorie, wanneer een groot aantal mededelingen wordt gepost, een onderscheid te maken tussen verschillende soorten informatie en gemakkelijker specifieke berichten te vinden en te bepalen welke categorie je wilt bekijken op eerste oogopslag en stel dat in als standaard (in persoonlijke groepen).

Enkele voorbeelden van categorieën kunnen zijn:

  • Bedrijfsnieuws
  • HR-aankondigingen
  • Veiligheid mededelingen
  • Technische mededelingen
  • Marketing & Communicatie

mceclip1.png

Je hebt de keuze om jouw mededelingen te bekijken in carrousel- of lijst lay-out:

mceclip0.png

Back to top 

Voorwaardelijke toegang

De hoeveelheid informatie die mensen tegenwoordig moeten verwerken is enorm, ook op werk, wat de productiviteit kan verminderen. Veel van deze informatie is niet altijd relevant. Als admin kan je voorwaardelijke toegang tot applicaties vanuit de App Store in de workspace instellen, zodat mensen de juiste informatie en applicaties op het juiste moment zien.

Voorwaardelijke toegang is een waardevol hulpmiddel om al deze informatie te filteren en stelt je in staat alleen de voor jou relevante applicaties op het juiste moment te zien, op basis van jouw locatie en apparaat, zodat je niet altijd al jouw apps ziet. Het kan de workspace overzichtelijk maken, bewustzijn creëren, meer veiligheid bieden, de gebruikerservaring verbeteren en het werk echt vereenvoudigen voor mensen met een adaptive workspace.

Voorwaarden

Er zijn vier verschillende voorwaarden die je kan instellen om een ​​adaptieve werkruimte te maken:

  • Apparaten
  • Besturingssystemen
  • Browsers
  • IP-bereiken

 

Naast het definiëren van jouw voorwaarden, kan je de zichtbaarheid bepalen: de applicatie is grijs of helemaal niet zichtbaar. Wanneer er op een grijze tegel wordt geklikt, verschijnt er een melding met informatie over de ingestelde voorwaarde(n).

Wanneer een applicatie niet zichtbaar is, kan je de tegels in de workspace herschikken en uitlijnen, zodat er geen openingen over blijven. De werkruimte doet dit door de tegels van groot naar klein te herschikken en linksboven in de groep te duwen. 

Voorbeeld

Tegenwoordig vertrouwen veel mensen op hun mobiele telefoon voor werk. Maar onderweg en op dat kleine scherm, hoef je echt niet elke applicatie in jouw workspace te zien. Dus, dit is wat je doet; je kiest welke applicaties je niet op je telefoon wil zien en stelt apparaat voorwaarden in door de vakjes 'verberg tegel' en de vakjes van de apparaten die je wel wilt zien aan te vinken, in dit geval wil het vakje 'mobiel' niet aanvinken.

 

mceclip0.png

Sommige applicaties zijn alleen bereikbaar in specifieke browsers. Met de browser voorwaarden instellingen kan je deze applicaties aanbieden, ongeacht de gewenste browser. De gebruiker wordt op de hoogte gebracht van de voorwaarden wanneer hij op de applicatie klikt en kan dan van browser wisselen.

Back to top

 

Gedeelde ruimtes

Gedeelde ruimtes zijn een geweldig hulpmiddel om jouw workspace georganiseerd en gestructureerd te houden, vooral als je deel uitmaakt van meer dan één team, een breed scala aan taken hebt of als je een admin bent. Wanneer je jouw scherm regelmatig deelt, zoals een leraar met zijn studenten, zijn ruimtes ideaal om gevoelige informatie te beveiligen (zoals e-mails in de live tegel voor email). Creëer gewoon een ruimte met informatie die studenten mogen zien. Er zijn verschillende soorten ruimtes die je kan maken, bijvoorbeeld:

Applicatie gebaseerd

mceclip3.png

 

Informatie gebaseerd

mceclip4.png

 

Intranet gebaseerd

mceclip5.png

 

Afdeling of team gebaseerd

mceclip6.png

Het is mogelijk om permissies in te stellen op persoonlijke ruimtes. Zo kun je bepalen wie in jouw organisatie toegang heeft tot een persoonlijke ruimte, en wie niet.

Je kan ook permissies instellen op gedeelde ruimtes. Een gedeelde ruimte is alleen zichtbaar voor een gebruiker als zij toegang hebben tot de ruimte. Maar als een gebruiker rechten heeft tot een gedeelde ruimte, maar niet tot de gedeelde tegelgroep en tegels binnen die groep, is de gedeelde ruimte zichtbaar maar volledig leeg.

Dit is vooral handig wanneer je grote groepen medewerkers hebt die dezelfde belangrijke informatie en applicaties nodig hebben, en die deze als eerst moeten zien wanneer ze inloggen. Als dat alles is wat ze nodig hebben en je wilt niet dat ze hun werkplek kunnen aanpassen, kan de admin er voor kiezen om deze groepen geen toegang te geven tot een persoonlijke ruimte – dus zien ze deze ook niet. Een gedeelde ruimte wordt standaard het eerste wat ze zien.

Als sommige groepen wel een persoonlijke ruimte nodig hebben, maar de informatie in een gedeelde ruimte is belangrijker, kunnen admins er ook voor kiezen om de ruimtes te reorganiseren op basis van relevantie. Zo kunnen deze mensen nog steeds beschikken over een persoonlijke ruimte, maar is het niet de eerste ruimte die ze zien.

Verbeter de navigatie van de workspace enorm en verenig alles op één plek door de Documenten app, Email app en Web inhoud-apps toe te voegen als tabbladen aan de hoofdbalk van de werkplek. Ook is de tab-balk nu beschikbaar door het hele product. Hierdoor kan je bijvoorbeeld ook jouw intranet integreren in een tabblad.

Back to top

 

Branding

Branding is belangrijker dan je denkt. De branding is het eerste wat mensen zien en als het herkenbaar en mooi is, is de kans groter dat mensen open staan voor hun digitale workspace.

Als beheerder kan je Workspace 365 gemakkelijk van branding voorzien. Je kan de kleuren, het logo van de werkplek, het home logo en de productnaam bepalen.

Het is ook mogelijk om meerdere branding sets te maken en deze toe te wijzen aan verschillende gebruikers of groepen. Dit kan handig zijn als bijvoorbeeld meerdere bedrijfstakken onder 1 paraplu vallen. Elke vestiging kan zijn eigen (herkenbare) branding hebben.

mceclip1.png

In de workspace zijn er verschillende branding mogelijkheden. Helaas zien we vaak rommelige werkplekken met veel verschillende kleuren, onhandig ingedeelde tegels en tegel formaten en een algehele rommelige uitstraling.

De workspace kan op meerdere manieren ‘gebrand’ worden. Zo kan je de hoofdbalk en de live tegel balken ook andere kleuren geven. Hiermee kan je een rustige en mooie werkplek creëren. Hier volgen voorbeelden van de verschillende branding-opties:

  • Gekleurde hoofdbalk
  • Gekleurde live tegel headers
  • Alle tegels dezelfde kleur
  • Strakke lay-out

mceclip2.png

 

  • Gekleurde hoofdbalk
  • Witte live tegel headers
  • Alle tegels dezelfde kleur
  • Strakke lay-out

mceclip3.png

 

  • Witte hoofdbalk
  • Gekleurde live tegel headers
  • Alle tegels dezelfde kleur
  • Strakke lay-out

mceclip4.png

 

  • Witte hoofdbalk
  • Witte live tegel headers
  • Alle tegels dezelfde kleur
  • Strakke lay-out

mceclip5.png

Back to top

 

Iconen voor tegels

Om een ​​hectische workspace te voorkomen, raden we aan alleen witte iconen voor tegels te gebruiken.

Zoek het gewenste logo en zorg ervoor dat het transparant is. Je kan een transparante afbeelding herkennen door de kleine grijze blokjes op de achtergrond, zoals hieronder:

mceclip12.png

Bewerk de afbeelding (bijvoorbeeld in Photoshop) en maak het logo wit. Wijzig het formaat vervolgens naar 76 bij 76 pixels. Je kan dit doen in het programma dat je hebt gebruikt om het icoon wit te maken of een andere tool (b.v. Image Resizer voor Windows).

mceclip13.png

Voeg jouw icoon aan de workspace toe door op 'Bewerk icoon' te klikken van de tegel die je wil toevoegen en vervolgens 'icoon uploaden'.

mceclip6.png

Back to top

 

iFrame

Wist je dat je via iFrame een live tegel voor een YouTube afspeellijst aan je workspace kan toevoegen? Op deze manier kan je jouw eigen video's maken en in de workspace weergeven. Dit is hoe:

  1. Log op een computer in op je YouTube-account.
  2. Selecteer aan de linkerkant van de pagina de playlist die je wilt insluiten.
  3. Kopieer de playlist-ID uit de URL.
  4. Wijzig de insluitcode voor een afzonderlijke video door het volgende te doen:
    • Vervang de video-ID (na 'embed/') door 'videoseries?list='.
    • Plak vervolgens de playlist-ID achter '='.
    • Plak de code in de html van je blog of website.

Voorbeeld:

<iframe width = "100%" height = "100%" src="https://www.youtube.com/embed/videoseries?list=PLg0_q2gGiCDbZmpOSqP4HYxMIgcivkc3s" frameborder = "0" allow = " autoplay; encrypted-media" allowfullscreen> < / iframe>

 

mceclip8.png

  1. In de workspace:
  2. In de App Store, voeg een nieuwe app ‘web content’ toe.
  3. Plak de code in the ‘Code insluiten’ veld.
  4. Verander de 'width' en 'height' nummers in de code naar “100%”
  5. Vul de rest van de informatie in. 

In de workspace:

mceclip16.png

mceclip17.png

Back to top

 

Persona matrix uitgelegd

In de persona presentatie wordt een matrix weergegeven. Hieronder lichten we toe en geven we voorbeelden van de verschillende termen.

mceclip0.png

  • Light user. Een light user is iemand wiens apparaat niet een grote rol speelt bij hun hoofdactiviteiten.
  • Medium user. A medium user verdeelt zijn tijd tussen het werken op zijn apparaat en andere activiteiten. Een leraar bijvoorbeeld.
  • Heavy user. A heavy user is gebonden aan zijn apparaat. De applicaties die ze gebruiken zijn essentieel voor hun hoofdactiviteiten.
  • Online. An online user heeft alleen webapplicaties nodig. Er hoeft niets op hun apparaat te worden geïnstalleerd. Dit maakt ze ook erg mobiel, zoals ambulanceverpleegkundigen.

  • Hybrid. A hybrid user heeft een combinatie van legacy- en webapplicaties. Zoals een accountant wiens software nog niet beschikbaar is als SaaS.

  • On-prem. An on-prem user gebruikt voornamelijk lokale applicaties en is daarom gebonden aan een vaste werkplek. Een back-end ontwikkelaar bijvoorbeeld.

 Back to top

How to video's

In de workspace vind je de How to video tegel. In deze tegel leggen verschillende branding-loze video’s uit hoe je de verschillende delen van de werkplek gebruikt en hoe je bepaalde acties uitvoert, zoals het toevoegen van tegels, het creëren van persoonlijke en gedeelde groepen, hoe je RSS-feeds toevoegt en veel meer.

Wat geweldig is aan deze tegel, is dat het werkt met een soort van A.I. (adaptive intelligence). De video’s die een gebruiker ziet worden automatisch bepaald op basis van hun permissies en wat voor hen toegankelijk is in hun werkplek. Als dus bijvoorbeeld voor iemand Exchange niet geconfigureerd is, zullen ze geen How-to video te zien krijgen over de Email App.

Wanneer je een video hebt bekeken, kun je deze afvinken en verplaatst het automatisch naar de “Bekeken how-to’s” tab. Als je een video dan nog eens wilt bekijken, kun je deze daar terugvinden.

mceclip10.png

Back to top

 

Applicatiegroepen en gebruikersgroepen

Permissies kunnen lastig zijn. 

Wat als je een gebruikersgroep permissies wilt geven aan een applicatiegroep, maar niet iedereen in de groep mag toegang hebben tot elke applicatie? Je kan applicatiegroepen per persoon maken. Je kan ook paracetamol nemen voor de hoofdpijn die je hiervan krijgt.

Scenario:

Peter zit in de groep ‘Class 4b’. Class 4b heeft toegang tot “Application group”.

mceclip20.png

MAAR hij mag geen toegang tot de app 'Flow'. In de App Store worden de permissies ingesteld: Liesbeth en Sarah hebben alleen toegang tot Flow.

mceclip21.png

Dit is was Peter ziet - de applicatiegroep, alleen zonder de Flow app:

mceclip22.png

Back to top

 

Onderhoud op applicaties

Onderhoud aan een applicatie kan een gedoe zijn. De admin kan alles goed doen en iedereen via email informeren, ruim van tevoren, dat de applicatie gedurende een bepaalde tijd niet beschikbaar zal zijn. Het enige probleem is dat, wanneer die tijd komt, mensen de email al lang vergeten zijn (of nooit hebben geopend), de applicatie niet kunnen vinden of bereiken, geïrriteerd kunnen worden om vervolgens de admin lastig te vallen. Frustratie en ergernis rondom is wat we NIET willen.

Met het onderhoudsvenster van de workspace kan je onderhoud aan een applicatie instellen, inclusief een bericht, bijvoorbeeld waarom de app in onderhoud is.

mceclip11.png

Ook wordt de tegel van de applicatie grijs weergegeven wanneer de app in onderhoud is. Op deze manier kunnen mensen zien tot wanneer en waarom (als er reden wordt gegeven) hun applicatie in onderhoud is. Dit zorgt voor meer begrip en dus meer geduld en minder frustratie.

mceclip24.png

Back to top

 

Eigenaar permissies

Houd bij het instellen van permissies er rekening mee dat de instellingen van Groepsrechten alle andere (eigenaar) permissies overschrijden.

Voorbeeld van Groepsrechten

mceclip12.png

 

Wanneer je de tegel Mededelingen toevoegt aan de workspace en iemand eigenaar maakt, kunnen ze geen mededelingen maken en beheren, omdat de groepsrechten zijn ingesteld op ‘Weigeren’, die ‘Toestaan’ ALTIJD overschrijft.

Geef dus eerst uw groepsrechten op. Als je alles instelt op ‘Toestaan’, kan je vervolgens doorgaan naar Groep management en de permissies per gebruikersgroep beheren. (Je kan gebruikersgroepen synchroniseren met de (Azure) AD).

mceclip13.png

Nadat je dit hebt gedaan, kan je de permissies instellen op applicaties in de App Store.

mceclip14.png

Back to top