Best practices (NL)

Inhoudsopgave

Heb je vragen n.a.v. deze guide? Bekijk eens de volgende artikelen:

1. Workspace 365 - "Everything simplified"

Workspace 365 is ontworpen om medewerkers, ongeacht hun technische achtergrond, te ondersteunen. Wij zetten de digitale behoeften van medewerkers centraal, zodat zij productiever en efficiënter kunnen werken, georganiseerd en betrokken blijven, en goed geïnformeerde beslissingen kunnen nemen zonder frustraties over IT. Waar je ook werkt, op welk apparaat dan ook, je vindt hetzelfde gebruiksgemak.

Hoe kun je als Workspace beheerder een vereenvoudigde interface creëren die bijdraagt aan een optimale gebruikerservaring?

Terug naar boven

 

2. Inrichting & Ontwerp

Navigatie

Navigeren in Workspace 365 gaat snel en eenvoudig. Om de beschikbare schermruimte te maximaliseren, het navigeren te vereenvoudigen en de noodzaak van scrollen te verminderen, raden we aan meerdere Gedeelde ruimtes te creëren voor verschillende doelgroepen, en alle apps in te schakelen in het globale navigatiemenu aan de linkerkant. Dit zijn de Documenten app, E-mail app, de Hub, Adresboek en de Agenda app.

 

Ruimtes

In deze snel veranderende digitale wereld is het belangrijk dat je productief en efficiënt kan werken, en informatie snel kunt vinden. Een adaptieve digitale werkplek die je helpt om te focussen op jouw werk is hierbij essentieel.

Te veel informatie op één scherm (bijvoorbeeld in de Persoonlijke ruimte) overlaadt de medewerkers met te veel content, waardoor de hoeveelheid informatie die iemand effectief en nauwkeurig kan verwerken, afneemt. Zo houden Gedeelde ruimtes de digitale werkplek overzichtelijk en georganiseerd, en is het belangrijk om goed na te denken over hoe je deze ruimtes indeelt.

Om het navigeren door meerdere ruimtes gemakkelijker te maken, vooral als het om een grote hoeveelheid gaat, kun je overwegen om meerdere ruimtes aan één groep te koppelen.

 

Persoonlijke ruimte

Medewerkers moeten aan het begin van elke werkdag onmiddellijk toegang hebben tot hun meest essentiële apps en informatie. Denk aan het bekijken van e-mails waarop zij moeten reageren, het krijgen van inzicht in (en kunnen deelnemen aan) vergaderingen, snelle toegang tot belangrijke documenten bedrijfsapplicaties, op de hoogte blijven van belangrijk nieuws, etc. Het is daarom handig de volgende live tegels toe te voegen aan de Persoonlijke ruimte: Documenten, E-mail, Agenda en de Hub.

Het kunnen personaliseren van de digitale werkplek is bevorderlijk voor de adoptie van Workspace 365. Daarom adviseren wij om de Persoonlijke ruimte ingeschakeld te laten. Zo kunnen gebruikers hun persoonlijke apps scheiden van de rest van de organisatie.

Als Workspace beheerder kun je ervoor kiezen om alle gebruikers op een Gedeelde ruimte te laten landen in plaats van op hun Persoonlijke ruimte. Deze keuze kan per organisatie verschillen en is afhankelijk van hoe de Persoonlijke ruimte is ingericht. Het liefste wil je dat medewerkers zo snel mogelijk bedrijfsapplicaties kunnen benaderen met zo min mogelijk extra kliks.

 

Gedeelde ruimte

Je wilt voorkomen dat er te veel applicaties en informatie naar de Persoonlijke ruimte van de gebruikers worden gepusht. Daarom raden wij aan om Gedeelde ruimtes te gebruiken.

Bij het organiseren van Gedeelde ruimtes kun je speciale ruimtes creëren voor verschillende afdelingen of teams, waardoor naadloze toegang tot bedrijfsapplicaties en informatie wordt gegarandeerd. Door deze ruimtes doordacht te structureren, kunnen nieuwe medewerkers moeiteloos de ruimtes en informatie vinden en gebruiken die relevant zijn voor hun rol, waardoor het onboardingsproces wordt gestroomlijnd en efficiënte samenwerking wordt bevorderd.

Hier zijn enkele voorbeelden:

  • Land gebruikers op een 'Bedrijfsruimte', waar ze directe toegang hebben tot nieuwsitems over het bedrijf (bijvoorbeeld aankondigingen, kennisitems en belangrijke evenementen).
  • Voor elke afdeling kun je een aparte Gedeelde ruimte creëren met applicaties en informatie die alleen voor die afdeling relevant zijn.

 

Gedeelde tegelgroepen

Het gebruik van Gedeelde tegelgroepen is een 'must' als grote groepen werknemers dezelfde belangrijke applicaties en informatie nodig hebben en deze onmiddellijk moeten zien wanneer zij inloggen in hun digitale werkplek.

Gedeelde tegelgroepen kunnen naar de Persoonlijke ruimte van de gebruikers worden gepusht. En natuurlijk kunnen de gebruikers zelfs beslissen of zij deze in hun Persoonlijke ruimte willen tonen of verbergen. Pas op dat je gebruikers niet overweldigt met te veel informatie, maar denk ook eens aan Gedeelde ruimtes.

 

"Voeg app als tabblad toe" vs (live) tegels

Documenten, E-mail en webinhoud apps kun je toevoegen als ruimte of als tegel. Wanneer kies je ervoor om een applicatie toe te voegen als tegel, en wanneer als aparte ruimte?

Tegels gebruik je wanneer iets snel vindbaar moet zijn, dus bedoeld voor een snelle weergave. Denk aan jouw recente en favoriete bestanden in de Documenten tegel. Of misschien wil je alleen jouw ongelezen mail bekijken? Zo zie je snel wat je nodig hebt. Mocht je persoonlijke apps zoals E-mail of de Documenten app beschikbaar wil maken als tegel, raden wij aan dit toe te voegen aan de Persoonlijke ruimte, zodat gebruikers deze zelf kunnen personaliseren.

Een app als aparte ruimte gebruik je wanneer je in één oogopslag een compleet overzicht wil zien. Daarnaast kun je dan gebruik maken van alle functionaliteiten binnen de app. In het geval van de Documenten app: denk aan het gemakkelijk kunnen zoeken door schijven of mappen, synchroniseren van bestanden, bestanden uploaden, etc. Of denk aan het toevoegen van een SharePoint intranet als web content (iFrame). 

 

Template

Als Workspace beheerder kun je jouw digitale werkplek als template naar alle gebruikers pushen. Dit betekent dat jouw Persoonlijke- en Gedeelde tegelgroepen naar de Persoonlijke ruimte van nieuwe en/of huidige gebruikers kunt pushen.

Houd er rekening mee dat Gedeelde tegelgroepen bovenaan worden weergegeven, en persoonlijke tegelgroepen onderaan.

 

Branding

Branding is belangrijker dan je zou denken. Dit is het eerste wat medewerkers zien, en als deze herkenbaar en mooi is, is de kans groter dat zij hun digitale werkplek omarmen.

In elke werkplekomgeving kun je als workspace admin één of meerdere brandingsets aanmaken. Dit is handig voor organisaties met meerdere afdelingen die elk een eigen stijl hebben, zoals een scholengemeenschap met meerdere scholen.

Terug naar boven

 

3. Gebruikersbeheer

Welkomstmail

Standaard worden geïmporteerde gebruikers via een e-mail op de hoogte gesteld wanneer hun werkplek klaar is voor gebruik.

We raden aan eerst de welkomstmail uit te schakelen, voordat je nieuwe gebruikers importeert en de werkplek inricht. Je kunt ook gebruikers importeren, maar deze tijdelijk als inactief markeren.

Voor meer informatie, zie Step 5. User provisioning.

 

Automatisch gebruikersgroepen importeren

Zorg ervoor dat de gebruikersgroepen goed ingericht zijn in Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD). Je kunt deze groepen gemakkelijk via SCIM API of via onze Azure AD synctool automatisch synchroniseren naar Workspace. Onze voorkeur gaat uit om gebruik te maken van SCIM.

 

Groepsmachtigingen

Vervolgens kun je deze gebruikersgroepen machtigingen te geven voor Gedeelde ruimtes, tegelgroepen en/of apps.

 

Voorwaardelijke toegang

Beveiliging van de werkplek gaat tegenwoordig verder dan alleen het netwerk van jouw organisatie. Je wilt weten wie de gebruikers zijn en wat ze doen met de organisatiedata.

Als beheerder kun je Voorwaardelijke toegang tot applicaties en/of gedeelde tegelgroepen instellen, zodat mensen de juiste informatie en applicaties op het juiste moment zien. Dit maakte workspace een stuk overzichtelijker en veiliger.

Hier volgen enkele voorbeelden waarin je mogelijk Voorwaardelijke toegang wilt inschakelen:

  • Blokkeer toegang vanaf onbeveiligde netwerklocaties en/of niet-ondersteunde apparaten.
  • Verberg specifieke apps en/of tegelgroepen op mobiele apparaten.
  • Browserbeperking op applicaties.
  • Onderhoud op applicaties aangeven m.b.t. zichtbaarheid van de applicatie.
  • MFA activeren.

Terug naar boven

 

4. Belangrijkste features

Globale Zoekfunctie

De Globale Zoekfunctie is een van onze meest gebruikte en zeer gewaardeerde functionaliteiten. Met Globaal Zoeken kun je eenvoudig en snel vinden wat je zoekt.

We zullen steeds meer functies aan deze zoekfunctie toevoegen, zodat gebruikers hun zoekopdrachten kunnen verfijnen, tijd kunnen besparen en specifieke informatie nog sneller kunnen vinden.

Daarnaast heeft de Globale zoekfunctie ook een integratie met Egnyte en OpenIMS.

 

Geavanceerde zoekfunctie V4.0

De geavanceerde zoekfunctie stelt gebruikers in staat hun zoekopdrachten verfijnen. Gebruikers zullen zo specifiek mogelijk zijn bij het zoeken naar informatie (filters gebruiken, specifieke zoektermen invoeren, etc.) en spelfouten vermijden.

Als gebruikers niet kunnen vinden wat ze zoeken, hebben ze waarschijnlijk niet voldoende rechten om bijvoorbeeld een document.

 

Activiteitenfeed

De Activiteitenfeed dient als een waardevol hulpmiddel voor gebruikers om op de hoogte te blijven van cruciale meldingen en belangrijk nieuws. Gebruikers kunnen taken, goedkeuringen en meldingen bekijken en erop reageren, zonder dat ze door talloze apps hoeven te navigeren. Dit bespaart kostbare tijd en vermindert de administratieve rompslomp voor de gebruikers.

 

Koppeling maken met API's van derde partijen

Het is mogelijk om talloze applicaties van derden aan de Activiteitenfeed te koppelen, bijvoorbeeld TOPdesk, Zapier, projectbeheer, CRM-systemen, Power Apps, applicaties zoals Slack, en meer.

Je kunt Activiteitenfeed gebruiken om taakgericht te werken. Zo kun je bijvoorbeeld een HR-systeem aansluiten en zo instellen dat wanneer iemand verlof aanvraagt, de teammanager een melding krijgt in zijn of haar Activiteitenfeed. Met één klik kunnen kan het HR-systeem worden geopend om de aanvraag goed te keuren of af te wijzen.

Je kunt hiervoor onze Activity Feed API gebruiken. Wij hebben twee voorbeelden beschreven op onze support portal:

 

Activiteitenfeed naar wens aanpassen

Gebruikers hebben de flexibiliteit om hun Activiteitenfeed aan te passen aan hun specifieke behoeften, zodat ze informatie ontvangen en prioriteren die relevant is voor hun rollen en verantwoordelijkheden.

Verstandig gebruik van deze functie bespaart niet alleen kostbare tijd, maar voorkomt ook een overdaad aan informatie. Bijvoorbeeld, als gebruikers al de E-mail tegel hebben toegevoegd aan hun Persoonlijke ruimte waarin zij hun ongelezen mail tonen, voegt dit mogelijk geen extra waarde toe om e-mailmeldingen ook in de Activiteitenfeed in te schakelen.

 

Activiteitenfeed vastzetten

De Activiteitenfeed is een belangrijk onderdeel van de digitale werkplek en je kunt deze vastzetten (pinnen). Het zal in de toekomst alleen maar belangrijker worden. De feed zal worden uitgebreid met slimme suggesties en context-assistentie om het werk van iedere medewerker te vereenvoudigen. 

 

Meest Gebruikte Applicaties

De Meest gebruikte Applicaties zijn zichtbaar meteen onder de standaard apps in het navigatiemenu aan de linkerkant in de werkplek. Deze apps zijn vanuit elke ruimte toegankelijk. Dit maakt de toegang snel en eenvoudig en neemt de frustratie weg bij de gebruikers tijdens het zoeken naar apps. Wij raden aan het het gebruik van deze apps te promoten bij de eindgebruikers.

 

App selectie

De app selectie kan in de loop van de tijd veranderen, afhankelijk van hoe vaak ze worden gebruikt, deze is altijd geschikt voor de taken die het meest worden uitgevoerd. Het is ook apparaat-afhankelijk, aangezien je op jouw smartphone mogelijk andere apps gebruikt dan op een laptop.

Terug naar boven

 

5. Belangrijkste applicaties

De Hub

Informatie is doet er toe en het is belangrijk om op een effectieve manier relevante informatie te delen en successen te vieren.

De Hub is laagdrempelig en perfect voor het delen van belangrijke mededelingen, kennisartikelen en evenementen; een perfecte combinatie van statische en dynamische informatie. Het is een centraal informatiepunt dat de interne communicatie stroomlijnt, de samenwerking verbetert tussen medewerkers en de productiviteit verhoogt.

 

Categorieën

Je kunt gerichte informatie verzenden, b.v. een mededeling, aan een groep medewerkers binnen een categorie. Op deze manier is de informatie die mensen zien relevant voor hun rol en verantwoordelijkheden.

Hoe je medewerkers rechten kunt geven, lees je terug in de volgende artikelen:

 

Pop-up

Vanuit de Hub (tegel) heeft iedereen een duidelijk overzicht van alle nieuwsberichten. Als een nieuwsitem een ‘must-read’ is, gebruik dan de pop-upfunctie. Zo zorg je ervoor dat medewerkers de aankondiging niet missen, bijvoorbeeld om gepland netwerkonderhoud op kantoor aan te kondigen.

Houd er rekening mee dat het publiceren van directe pop-ups een grote impact kan hebben op de gebruikerservaring. Je wilt niet dat medewerkers de pop-ups wegklikken als er te veel worden verstuurd achter elkaar.

 

Vastzetten en tags

Pin de belangrijkste aankondigingen of kennisartikelen, zodat ze bovenaan de categoriepagina verschijnen. Het vestigt meer aandacht op belangrijk nieuws.

Voeg tags toe aan aankondigingen en kennisartikelen om te helpen identificeren waar ze over gaan, zodat medewerkers sneller de juiste informatie kunnen vinden.

 

Weergave van de Hub tegel

Om de werkplek visueel aantrekkelijker te maken, of als je meer aandacht wilt vestigen op belangrijke informatie (dit geldt vooral voor intranetklanten), kun je de Hub tegel uitbreiden over twee kolommen.

Je kunt ervoor kiezen om een bepaalde categorie als standaardweergave te tonen, in plaats van alle aankondigingen, kennisartikelen en evenementen te tonen. Dit is een keuze die per organisatie verschilt en meestal afhangt van de grootte van het bedrijf en het aantal artikelen die worden gepubliceerd.

Per lay-out (carrousel-, tegel- of lijst lay-out) zul je rekening moeten houden met het maximum aantal items die in de tegel kan worden weergegeven. 

Terug naar boven

 

Documenten

Documentbeheer wordt eenvoudiger gemaakt door SharePoint, OneDrive en de file server met Workspace 365 te combineren in één Documenten app - één interface voor alle documenten en bestanden met een gebruiksvriendelijk en intuïtief ontwerp. Stroomlijn het werk en verhoog de productiviteit door eenvoudig essentiële documenten te maken, te openen en eraan samen te werken, allemaal op één plek. 

 

Site beschikbaarheid

We raden aan Site beschikbaarheid in te schakelen. Deze functionaliteit wordt gebruikt om te bepalen welke SharePoint sites beschikbaar zijn in de Documenten app, en of nieuwe sites standaard beschikbaar zijn of niet. Dit bespaart tijd.

 

Weergave aanpassen

Gebruikers kunnen hun documentbibliotheken zelf beheren door de volgorde te bepalen waarin de documentbibliotheken worden weergegeven, of deze zelfs te verbergen. Hierdoor kunnen ze zich concentreren op wat voor hen belangrijk is.

 

Activiteitenfeed meldingen

Onze Documenten app integreert naadloos met de Activiteitenfeed, waardoor je op de hoogte blijft van document-gerelateerde (SharePoint/OneDrive) activiteiten. Je kunt zelf bepalen of je meldingen wilt ontvangen over items die zijn verplaatst, gekopieerd of met jou zijn gedeeld.

 

Recente documenten & Bookmarks

Gebruikers kunnen de Documenten tegel meerdere keren toevoegen hun werkplek. Zo hebben ze snel toegang tot hun recente documenten én bladwijzers.


Mappen vastzetten

Gebruikers kunnen hun belangrijkste SharePoint mappen vastzetten door simpelweg de Documenten tegel te bewerken. Dit kan een hoop tijd schelen voor de gebruikers. 

Terug naar boven

 

E-mail

Met de Microsoft Exchange integratie in Workspace 365 kunt je de Online-, Hybride- of On-Premise versie van Exchange integreren in Workspace 365. Hierdoor zijn al jouw contacten, e-mails en agenda's beschikbaar in de werkplek, op elk apparaat.

 

Workspace 365 E-mail app versus OWA

Configureer de ‘default client’ instellingen en open jouw mailbox op de manier die jij hebt gekozen: de Workspace E-mail app of OWA.

Welke optie je kiest, hangt af van de organisatie. De Workspace 365 E-mail app heeft een vereenvoudigd en intuïtief ontwerp en biedt de nodige basisfunctionaliteiten. Het integreert met onze Document app, terwijl OWA – die meer functionaliteiten heeft – dat niet doet.

 

E-mail tegel

Als gebruikers de Workspace Email app gebruiken, raden we gebruikers aan deze toe te voegen aan hun Persoonlijke ruimte. Door de tegel te bewerken, kunnen zij bepalen of ze hun gelezen en/of ongelezen e-mail willen bekijken, gedeelde mailboxen aan de tegel willen toevoegen, en meer.

 

Activiteitenfeed meldingen

Als gebruikers bijvoorbeeld al de E-mail tegel hebben toegevoegd aan hun Persoonlijke ruimte waarin zij hun ongelezen mail tonen, voegt dit mogelijk geen extra waarde toe om e-mailmeldingen ook in de Activiteitenfeed in te schakelen.

Terug naar boven

 

Agenda

Onze Agenda app helpt gebruikers bij het plannen en beheren van afspraken, vergaderingen en taken. Het maakt het gemakkelijker voor hen om georganiseerd te blijven en belangrijke data en activiteiten bij te houden. De app is ook volledig geïntegreerd met onze E-mail app, Adresboek, Taken en Activiteitenfeed. 

 

Agenda tegel

Vanuit de Agenda tegel kunnen gebruikers snel inzicht krijgen in (en deelnemen aan) hun belangrijkste vergaderingen van de dag. Deelnemen aan vergaderingen kan ook vanuit de Activiteitenfeed.

Pas de grootte van de tegel aan (bijvoorbeeld 6x6 of groter) om meer gedetailleerde informatie te bekijken.

Terug naar boven

 

Adresboek

Het Adresboek speelt een cruciale rol bij het onderhouden van effectieve communicatie binnen een organisatie. Het fungeert als een centrale opslagplaats voor contactgegevens, zodat teamleden elkaar gemakkelijk kunnen vinden en met elkaar in contact kunnen komen. Deze toegankelijkheid bevordert een naadloze samenwerking en verbetert teamwerk, wat essentieel is voor productiviteit en succes op de digitale werkplek.

 

Gebruikersprofiel

Het voltooien van jouw gebruikersprofiel is van cruciaal belang voor het verbeteren van jouw online aanwezigheid en het bevorderen van betrokkenheid. Het dient als jouw digitale identiteit en opent de deur naar waardevolle verbindingen, kansen en samenwerkingen.

Bovendien kan deze gedetailleerde informatie ervoor zorgen dat anderen jou gemakkelijker kunnen vinden via de Globale Zoekfunctie, waardoor de vindbaarheid en connectiviteit van jouw profiel worden verbeterd. Hoe meer moeite je investeert in het onderhouden van een uitgebreid en actueel gebruikersprofiel, hoe meer je jouw aanwezigheid versterkt en een betekenisvolle betrokkenheid op de digitale werkplek stimuleert.

 

Adresboek tegel

Vanuit de Adresboek tegel kunt je eenvoudig in contact komen met de juiste teams en collega's. Je kunt zoeken op namen, functietitels, e-mailadres, afdelingen en kantoorlocaties, vaardigheden en expertise, interesses en meer. Of neem contact op door een (video)call te starten of te chatten via Microsoft Teams, of stuur ze direct vanuit de live tegel een e-mail.

 

Microsoft Entra ID

Het is belangrijk om je Microsoft Entra ID goed in te richten, omdat het op dit moment niet mogelijk is om filters toe te passen of aangepaste lijsten in het adresboek van Workspace.

Terug naar boven