Follow

Instructie video script

Dit script kan gebruikt worden om een algemene instructie video te maken van de workspace.

 

Met veel plezier wil ik jullie nieuwe werkplek introduceren. In deze video leg ik uit hoe de workspace werkt.

Als allereerst de opbouw:

Bovenaan is de hoofdbalk, daaronder valt de taakbalk en daaronder hebben we de kolommen met daarin de groepen met tegels.

Rechtsboven in de hoofdbalk zie je eerst een knop met jouw naam. Als je daarop klikt zie je de taal en instellingen. Daarnaast staan een aantal iconen.

We beginnen met het adresboek. Hier staan jouw persoonlijke en organisatie contactpersonen. Als je op het envelopje klikt kan je vanuit hier direct een email sturen naar die persoon. Door op het plusje te klikken kan je een contactpersoon toevoegen.

Onder de klok icoon zie je jouw recent bezochte workspace pagina’s, zoals bijvoorbeeld de documenten app.

Als je op het belletje klikt zie je je jouw activiteiten feed. Hierin staan onder andere beschikbaar gemaakte applicaties en nieuwe mededelingen. Deze feed kan je ook vast pinnen.

Door op het plusje te klikken kan je een item aanmaken, zoals een email, agenda item of document.

In het midden van de hoofdbalk zie je een aantal knoppen of ’spaces’ zoals we dat noemen. Dit zijn gedeelde ruimtes waar je andere groepen applicaties kan vinden.

Helemaal links bovenin is je home-knop. Als je hier op klikt, zal je altijd terugkeren naar je startscherm.

In de taakbalk, bij tegels toevoegen kun je tegels toevoegen aan je werkplek. Hier staan alle applicaties die voor jou beschikbaar zijn gemaakt. Als je vanuit deze knop een tegel toevoegt, zal er automatisch een nieuwe persoonlijke groep aangemaakt worden. Mocht je al een bestaande persoonlijk groep hebben waar je je nieuwe tegel in wil zetten, kan je dit beter via ‘wijzig werkplek’ doen. Door op het plusje te klikken van de groep, kan je direct een tegel aan die groep toevoegen.

Als je op ‘wijzig werkplek’ klikt, gaat de werkplek in bewerk-modus. Hier zie je dat een aantal groepen grijs zijn. Dit zijn gedeelde groepen. De groepen die wel in kleur blijven zijn persoonlijke groepen die je kan wijzigen. Als je een wijziging maakt in je workspace, vergeet dan niet op ‘opslaan’ te klikken.

Als je op ‘groepen’ klikt zie je alle groepen waar jij toegang toe hebt en welke aangevinkt staan. Hier kan je ook een nieuwe persoonlijke groep aanmaken. Door dit icoontje zie je dat het een gedeelde groep is. Dit houdt in dat jouw admin deze groep beschikbaar heeft gemaakt voor jou. Deze groepen kan je niet wijzigen, alleen eventueel verplaatsen.

Het aantal kolommen op je scherm is afhankelijk van het apparaat wat je gebruikt. Als je op een desktop zit, zal je er waarschijnlijk 3 zien, op een tablet 2 en op je mobiel 1. Je natuurlijk je scherm in- en uitzoomen, dus hier heb je wel wat controle over.

Als je in bewerk-modus zit, kan je groepen verplaatsten door ze op te pakken en te slepen. Van persoonlijke groepen kan je ook de groepsnaam wijzigen.

Door met je rechtermuisknop op een tegel te klikken, kom je ook in bewerk modus. Sommige tegels kan je ook groter maken dan 2x2. Dit worden dan live tiles.

Live tiles zijn in de basis hetzelfde opgebouwd. Links bovenin staat een titel. Als er meerdere tabs onder zitten, zul je dit zien aan een klein pijltje ernaast. Links onderin staat een plusje – dit houdt in dat je een nieuw item kan aanmaken. In de email live tile zal dit een email zijn en in de documenten tegel zal dit een nieuw bestand zijn. Rechts onderin kan je navigeren naar de applicatie.

In de documenten app zie je links jouw bladwijzers, persoonlijke bedrijfsdocumenten en jouw teamsites. De bestanden die je Ms Teams opslaat en deelt zie je hier ook terug.

Als je op ‘Nieuw’ klikt, kan je een nieuwe map of document maken. Via upload of door een bestand of map te slepen naar de documenten app, kan je deze uploaden.

Als je op de titel van een document klikt, open je het bestand. Als je een document selecteert via het blokje ervoor, zal de taakbalk verschillende opties geven:

  1. Open jouw document of stel jouw voorkeur in voor het openen ervan
  2. Beheer of download het document
  3. Deel het document, bijvoorbeeld via een link. Je kan zelf bepalen of de ontvanger het document wel of niet mag bewerken. Dit geldt voor externen en mensen binnen jouw organisatie. Je kan het document ook als bijlage toevoegen aan een email, maar dit betekent wel dat er een kopie van het document wordt gemaakt. Als je een document deelt via een link, dan blijft er maar 1 versie van het document bestaan en kan je samenwerken in hetzelfde document.
  4. Bekijk of herstel oudere versies van het document
  5. Voeg een bladwijzer toe om snel jouw favoriete documenten terug te vinden. Deze komen ook terug in de documenten live tile.

Door met je rechtermuisknop op het document te klikken, zie je ook al deze opties.