FAQ voor eindgebruikers

Inhoudsopgave

 

FAQ

Algemeen

NONE

Hoe wijzig ik mijn digitale werkplek?

Klik op “Bewerkbewerk.png

bewerk


Nu kun je:

  • Tegelgroepen verplaatsen;
  • Tegels verwijderen;
  • Tegels toevoegen;
  • Tegelformaten of kleuren wijzigen;
  • Persoonlijke tegelgroepen aanmaken.
NONE

Waarom kan ik sommige tegels of groepen of pagina’s/tabjes niet wijzigen?

Sommige tegels zijn voor jou bepaald door de admin. Deze staan in gedeelde tegelgroepen en zijn niet wijzigbaar.

Jouw admin bepaalt de rechten en permissies in jouw werkplek. Sommige onderdelen zal je kunnen wijzigen. Het kan zijn dat een collega meer of minder kan doen in de werkplek.

NONE

Wat is het verschil tussen een gedeelde en persoonlijke tegelgroep?

Persoonlijke tegelgroepen kan je zelf aanmaken en/of wijzigen. Dit betekent dat je apps kan toevoegen, verwijderen of aanpassen. Je kan alleen jouw werkplek wijzigen in de tab “Persoonlijk”.

persoonlijk.png

In de persoonlijke tab kan je persoonlijke- en gedeelde tegelgroepen verplaatsen. Klik op “Bewerk” en sleep tegelgroepen naar een andere plek.

bewerk

NONE

Hoe voeg ik een tegel toe?

Je kunt een tegel aanmaken (bijvoorbeeld een snelkoppeling), of je kunt een tegel toevoegen vanuit de App store. Nadat de admin jouw toegang heeft gegeven op de applicatie, kun je deze toevoegen aan jouw Workspace.

  1. Klik op “Bewerk”.
  2. Selecteer "Tegels toevoegen".
  3. Je komt dan in de App store. Selecteer een applicatie die je wil toevoegen.
  4. Kik op “Toevoegen aan nieuwe persoonlijke groep” rechts onderin.
    Of kies een bestaande tegelgroep door op het pijltje te klikken.
  5. Klik op "Opslaan".

    user


NONE

Hoe maak ik een tegelgroep aan?

  1. Klik op “Bewerk”.
    bewerk.png
  2. In de bewerkmodus, selecteer "Groepen".

    bewerk


  3. Klik op “Nieuwe persoonlijke groep”.
  4. Geef de groep een naam (bijvoorbeeld “Mijn apps”).
  5. Klik op het plusteken van jouw groep (dit opent de App store) om tegels toe te voegen.
NONE

Hoe maak ik een snelkoppeling?

  1. Aan de linkerzijde van jouw werkplek, klik op het wafel icoon, oftewel de App store.
  2. Selecteer “Maak een tegel”. 
  3. Kies “Shortcut”.
  4. Klik op "Creëer".
  5. Kies een icoon voor de tegel.
  6. Geef jouw snelkoppeling een naam.
  7. En voeg het webadres toe.
  8. Klik op “Toevoegen aan nieuwe persoonlijke groep”.
    Of kies een bestaande tegelgroep door op het pijltje te klikken.
  9. Klik op "Opslaan".

    maak

NONE

Kan ik ook apps aanvragen?

Als jouw admin dit toestaat kan je apps aanvragen.

  1. Aan de linkerzijde van jouw werkplek, klik op het wafel icoon (App store).
  2. Klik op het tabje “Apps aanvragen”.

    apps_aanvragen.png

  3. Klik op de knop “Aanvraag” bij de app die je wil toevoegen.

    Let op:
    Hier zie je alleen de apps die je mag aanvragen van de admin. Ontbreekt hier een app die je graag wilt aanvragen? Dan kan het zijn dat de admin jou nog niet rechten heeft gegeven op die applicatie. 

  4. Geef jouw reden op.
  5. En verstuur jouw aanvraag.
NONE

Ik ben tegels kwijt. Waar kan ik ze terugvinden?

Tegelgroep verwijderd

Het kan zijn dat je een tegel uit een persoonlijke tegelgroep, of de hele tegelgroep hebt weggegooid. Voeg de tegels opnieuw toe vanuit de App store (wafel icoon). 


Snelkoppeling weggegooid

Als je jouw zelfgemaakte snelkoppeling hebt weggegooid, zal je deze opnieuw moeten aanmaken vanuit de App store (wafel icoon).


Groep uitgevinkt

Het zou kunnen dat je tegels kwijt bent, omdat je een tegelgroep hebt verborgen. Klik op “Bewerk” en dan "Groepen" en vink de verborgen groepen aan. Wellicht staan jouw tegels in één van deze groepen.

missende

NONE

Hoe kan snel zoeken door mijn Workspace naar bijvoorbeeld applicaties of bestanden?

Globale zoekfunctie

Vind direct de applicatie of informatie waarnaar je op zoek bent met de Global Search functionaliteit. Met deze zoekbalk kun je jouw gehele Workspace doorzoeken.

Je kunt zoeken in de categorieën Apps, Bestanden, Email, Kennisartikelen, Mappen, Mededelingen, Personen en OpenIMS (indien geconfigureerd door de admin). Deze categorieën tonen resultaten op basis van jouw gebruik, dus bijvoorbeeld de meest geopende bestanden staan bovenaan.

Wanneer je "Word" typt, kunt je de Word applicatie of een specifiek bestand met dezelfde zoekterm openen. Op basis van jouw voorkeur voor het openen van Office documenten, worden documenten die worden weergegeven in Global Search geopend met diezelfde voorkeur.

Let op: het doorzoeken van file server documenten wordt nog niet ondersteund.

GS

NONE

Hoe kan ik ‘mijn meest gebruikte apps’ beheren?

Jouw admin bepaalt of “Jouw meest gebruikte apps” gebruikt kan worden.

Als dit beschikbaar is gesteld, kan je zelf bepalen of je deze aan- of uitvinkt in Workspace V3. Klik op “Bewerk”, selecteer "Groepen" en klik op het selectievakje van “jouw meest gebruikte apps” om deze aan of uit te zetten.

In Workspace V4 (preview) kun je niet zelf jouw meest gebruikte apps aan- of uitzetten. Je kunt maximaal 10 apps bekijken. Alleen de 6 meest gebruikte apps vind je terug in het navigatiemenu aan de linkerkant van jouw werkplek. Klik op de drie puntje om de rest te bekijken.

NONE

Waar kan ik mijn notificaties beheren?

  1. Dit kan vanuit de activiteitenfeed. Hierin vind je jouw notificaties.
  2. Klik op het tandwiel icoon

    AF.png

  3. Nu kun je bepalen welke notificaties je terug wil zien in je activiteitenfeed. Je kunt schuifjes aan- of uitzetten.
  4. Wanneer je klaar bent, klik je op "Opslaan" rechts onderin. 

NONE

Hoe maak ik snel nieuwe items aan, zoals e-mails, agenda-items, documenten, mededelingen, persoonlijke contacten en meer?

Creëer

Rechts bovenin jouw werkplek zie je staan: "+ Creëer". Hier kan je nieuwe items aanmaken.

creeer2.png

Live tegel

In informatietegels of live tegels zal je links onderin de tegel een plus-teken zien. Klik erop om een nieuw item aan te maken. Bij de documenten tegel zal dit een nieuw bestand zijn, bij de email tegel een nieuwe email, etc.

Hier is een voorbeeld:

plus_2.PNG

 

NONE

Kan ik ook chatten met mijn collega’s?

Je kan helaas niet direct chatten met collega’s binnen jouw werkplek. Wel staat er in het adresboek een chat icoon bij jouw collega’s. Als je hierop klikt, zal Microsoft Teams direct de chat openen met de desbetreffende collega. Dit geldt ook voor videobellen.

  1. Klik op het icoon voor "Adresboek" vanuit het navigatiemenu aan de linkerkant. 
  2. Zoek een collega op.
  3. Klik op het icoon voor chatten of videobellen.

    adresboek.png

NONE

Kan ik de workspace openen op mijn mobiel of tablet?

Dat kan. Via de App Store van Apple of de Google Playstore voor Android kan je de Workspace 365 app downloaden. Je moet dan eenmalig een QR code scannen om de app te kunnen gebruiken. Hier kan je de volledig handleiding vinden om dit te doen.

Je kan ook via de browser op op je mobiel of tablet jouw workspace gebruiken.

NONE

Hoe pas ik de Workspace taal aan?

Dit kun je doen vanuit het optie menu rechts bovenin jouw Workspace (uitklapmenu). Het maakt niet uit vanaf welk apparaat je Workspace probeert te openen, de taal is voor alle apparaten hetzelfde. Als je jouw werkplek voor het eerst bezoekt, is de taal gebaseerd op de taalinstellingen van je browser.

Terug naar boven


Documenten

NONE

Hoe kom ik bij mijn bestanden?

  1. Via de live tegel ‘Documenten’. Via jouw documenten live tegel kan je snel naar al jouw documenten navigeren door rechts onderin de tegel op “Documenten” te klikken.

    documenten.png

  2. Via de tab 'Documenten': Vanuit het navigatiemenu aan de linkerkant kun je de Documenten app openen.

    documenten.png

 

NONE

Hoe kan ik zoeken naar een document?

  1. Via de globale zoekfunctie in de hoofdbalk kan je zoeken naar bestanden. Klik bij jouw zoekopdracht op “toon meer resultaten voor bestanden' om jouw zoekopdracht te filteren.

    GS

  2. Binnen de documenten pagina staat een zoekbalk. Gebruik dit om te zoeken binnen de map of schijf waar je je op dat moment in bevindt.

    zoeken

NONE

Wat kan ik met de documenten live tegel?

In de recente documenten tegel vind je jouw meest recent bewerkte documenten. Naast het woordje ‘Recent’ links bovenin de tegel staat een klein pijltje. Als je hierop klikt, zie je dat je ook je bladwijzers kan openen. Vanuit de Documenten app kun je de volgorde bepalen van jouw bladwijzers.

bladwijzers.png

Als jouw documenten tegel in een persoonlijke tegelgroep staat, kan je het formaat van de tegel wijzigen.

bewerken.png

Via het plusteken links onderin de tegel, kan je een nieuw document aanmaken, zoals een Excel of Word bestand.

nieuw_document.png

Werk je veel vanuit een bepaalde map, dan kan je deze ook toevoegen aan jouw documenten tegel, naast recent en bladwijzers (mits deze in een persoonlijke tegelgroep staat). 

  1. Klik met je rechter muisknop op de Documenten tegel.
  2. Klik op “Tegel bewerken”. Een zij-balk zal links openen.
  3. Klik op de plus-balk helemaal onderin.
  4. Klik op “Selecteer”.
  5. En dan op “Selecteer andere”.
  6. Zoek hier de map die je wil toevoegen.
  7. Klik op "Klaar".
  8. Je kan ook bepalen in welke volgorde je de mappen wil weergeven in de tegel door op de kleine pijltjes te klikken.
  9. Klik op "Opslaan".
  10. Klik in de werkplek zelf nogmaals op "Opslaan".

selecteer_andere.png

 

NONE

Hoe deel ik een bestand met een collega?

  1. Binnen de documenten pagina, selecteer het document die je wil delen. Klik op “Deel link” vanuit de taakbalk. Klik op "Wijzig instellingen" om te bepalen of de ontvanger het document mag bewerken of alleen bekijken. Kopieer de link en deel het met de ontvanger. Je hebt dan één en hetzelfde document gedeeld, niet een kopie hiervan.

  2. Selecteer het document dat je wil delen en klik op “Delen” en dan “Gebruiker uitnodigen”. Typ de naam van jouw collega in en klik op delen. Jouw collega zal dan een notificatie krijgen in zijn of haar activiteitenfeed.

  3. Vanuit de recente documenten tegel: klik op een bestand en kies “Deel link”. Klik op wijzig instellingen om te bepalen of de ontvanger het document mag bewerken of alleen bekijken. Kopieer de link en deel het met de ontvanger. Je hebt dan één en hetzelfde document gedeeld, niet een kopie hiervan.

    delen.png

 

NONE

Hoe kan ik een document of map als favoriet markeren?

  1. Selecteer een bestand of map binnen de documenten pagina.
  2. In de taakbalk, klik op “Bladwijzer toevoegen”. 
  3. Bepaal of je jouw bladwijzer (dit is niet het document zelf) een andere naam wil geven.
  4. Klik op “Toevoegen”.

Je kan jouw bladwijzer nu terugvinden links bovenin de documenten pagina en in jouw documenten live tegel.

NONE

Hoe kan ik mappen of schijven synchroniseren?

Als de admin dit heeft toegestaan, kan je schijven of mappen synchroniseren, zodat je deze ook terug kan vinden in de verkenner van jouw computer. Navigeer naar de schijf of map die je graag wil synchroniseren en klik links bovenin op “Sync”.

sync.png

 

NONE

Ik zie heel veel mappen en/of schijven die ik helemaal niet gebruik. Kan ik deze ook verbergen?

Dat kan.

  1. Klik op de drie puntjes achter "Documenten". 
  2. Kies vervolgens voor "Beheren" (het oogje).

    beheren.png

  3. Nu kun je ervoor kiezen om mappen of schijven te verbergen. Klik op de oogjes van de mappen die je niet wil zien. Je kan dit ook weer tevoorschijn halen als je deze mappen wél weer wilt zien.

 

NONE

Ik heb de ‘gewone’ Word, maar hij opent altijd online. Hoe kan ik dit wijzigen?

  1. Selecteer een willekeurig document.
  2. In de taakbalk zie je de knop “Open in Word online” (of PowerPoint, Excel etc.).
  3. Als jouw admin het heeft toegestaan, kan je klikken op het kleine pijltje naast deze knop.
  4. Klik op “Voorkeur voor openen instellen”.

    voorkeuren.png

  5. Kies hier “Open in lokale Office-applicatie”.
  6. Klik op “Voorkeur voor openen instellen”.

Al jouw documenten zullen dan altijd openen in de lokale Office-applicaties, mits deze applicaties op jouw apparaat zijn geïnstalleerd.

NONE

Hoe maak ik een nieuw bestand of map aan?

  1. Via de Creëer knop

    Recht bovenin jouw werkplek zie je de knop "Creëer". Klik erop om gemakkelijk en snel een nieuw document aan te maken. 

    creeer2.png

  2. Via de Documenten live tegel

    In de documenten live tegel (tabblad "Recent") zie je links onderin een plus-teken. Klik hierop om een nieuw document aan te maken.

    nieuw_document.png

  3. Via de Documenten app

    In de documenten pagina staat links bovenin de knop “Nieuw”. Klik hierop om een nieuwe map of document aan te maken. Deze zal dan aangemaakt worden op de schijf of map waar je je op dat moment in bevindt.

    nieuw.png

NONE

Hoe verplaats of kopieer ik een bestand?

  1. Selecteer een bestand.
  2. Klik op “Beheren” in de taakbalk.
  3. Kies hier de actie die je wil uitvoeren.

    beheren2.png

 

NONE

Hoe kan ik een map of bestand delen buiten de organisatie?

  1. Als jouw admin het zo heeft ingesteld, kan je een link delen van een bestand met externen. Zo niet, selecteer het bestand, klik op “Delen” en voeg het bestand toe aan een email. Je deelt dan een kopie van het bestand.

  2. Selecteer het bestand en klik op “Downloaden”. Het document kan je nu terugvinden in de downloads map op jouw computer.
NONE

Hoe kan ik zien wat anderen hebben gedeeld met mij, en ik met anderen?

  1. Klik binnen de documenten pagina links bovenin op “Mijn documenten”. Onder “mijn documenten” staat “Gedeeld met mij”. Hier zie je alle documenten die met jou gedeeld zijn.

  2. Als je de documenten wil zien die jij hebt gedeeld met anderen, zal je naar de OneDrive omgeving van Microsoft moeten navigeren. Klik links bovenin om “Gedeeld”. Bovenin de pagina kan je een keuze maken tussen “Gedeeld met u” en “Gedeeld door u”.

Terug naar boven


E-mail

NONE

Hoe kom ik bij mijn mailbox?

  1. Via jouw e-mail live tegel kan je snel naar jouw email navigeren door rechts onderin de tegel op “E-mail” te klikken.

    e-mail.png

  2. Via de Email app kun je direct direct naar jouw email te navigeren. Deze vind je in het navigatiemenu aan de linkerkant.

    email.png

Daarnaast kun je gemakkelijk en snel een nieuwe e-mail aanmaken via de knop "Creëer" rechts bovenin jouw werkplek.

creeer2.png

NONE

Hoe voeg ik een gedeelde mailbox toe aan mijn emailtegel?

Werk je veel vanuit een gedeelde mailbox? Dan kan je deze ook toevoegen aan jouw email tegel, naast jouw eigen Postvak In, mits deze in een persoonlijke tegelgroep staat.

Gedeelde mailboxen waar je volledige toegang tot hebt, haal je eenvoudig automatisch op vanuit de email app. Dit doe je door op het 'oogpictogram' te klikken (mailboxen beheren) links bovenin en de pagina te verversen. Hiermee worden al jouw mailboxen geladen.

Gedeelde mailboxen met alleen verzendrechten verschijnen niet automatisch, deze kun je handmatig toevoegen door op de plus-balk te klikken:

  1. Klik met je rechter muisknop op de E-mail tegel.
  2. Klik op “Tegel bewerken”. 
  3. Klik op de plus-balk helemaal onderin.
  4. Klik op jouw emailadres en dan op “Ander postvak”.
  5. Typ hier het emailadres die je wil toevoegen.
  6. En selecteer de map je wil weergeven.
  7. Klik op "Opslaan".
  8. Je kan ook bepalen in welke volgorde je de postvakken wil weergeven in de tegel door op de kleine pijltjes te klikken.
  9. In de werkplek zelf, klik nogmaals op "Opslaan".

ander_postvak.png

NONE

Kan ik een gedeelde mailbox als aparte tegel aanmaken?

Dat kan!

  1. Zorg dat de emailtegel twee keer in jouw werkplek staat.
  2. Voeg op de tweede tegel jouw gedeelde mailbox toe.
  3. Haal hier ook direct jouw eigen mailbox weg door op het horizontale streepje rechts van jouw emailadres te klikken.
  4. Klik op "Opslaan".
NONE

Kan ik een email verzenden vanuit een gedeelde mailbox? En deze instellen als mijn standaard verzendadres?

Beiden zijn mogelijk:

  1. Ga naar de email app.
  2. Klik op de drie horizontale puntjes ("Beheren"). 

    beheren3.png

  3. Klik op de drie horizontale puntjes achter de gedeelde mailbox, onderstaande popup verschijnt:
  4. Activeer de optie “Verzenden als”.
    1. Als "Verzenden als" is geactiveerd, kun je indien gewenst ook de optie "Gebruik als standaard verzendadres" activeren.
  5. Klik op “Opslaan”.

Je hebt nu de optie om mail te versturen vanuit de gedeelde mailbox.

NONE

Hoe pas ik mijn emailhandtekening aan?

  1. Ga naar de de email app.
  2. klik op “Nieuwe email”.
  3. Klik op “Handtekening” in de taakbalk.
  4. Kies “Instellingen”. Hier kan je jouw handtekening vormgeven.
  5. Klik op “Opslaan”.

    instellingen

 

NONE

Hoe kan ik automatisch mijn email als gelezen markeren?

  1. Ga naar de de email app.
  2. Klik op de drie horizontale puntjes ("Beheren"). 

    beheren3.png

  3. Klik op de drie horizontale puntjes achter de mailbox. 
  4. Zet de optie aan voor "E-mails automatisch als gelezen markeren". 
  5. Klik op "Opslaan". 

NONE

Hoe kan ik alleen mijn ongelezen e-mailberichten tonen in de E-mail tegel?

Dit kun je doen door de E-mail tegel te bewerken (rechtermuisklik op de tegel). Vervolgens kun je onder "Inhoud" kiezen of je gelezen en/of ongelezen e-mailberichten wilt tonen.

Terug naar boven

 

Agenda

NONE

Hoe kan ik een gedeelde agenda toevoegen aan de Agenda live tegel?

Mits je de juiste rechten hebt (Full Details), zou je gedeelde agenda's automatisch moeten kunnen inzien. Zo niet, dan kun je de tegel bewerken (rechtermuisknop). Vervolgens klik je op het plusteken om een agenda toe te voegen. De geselecteerde agenda zal worden toegevoegd aan het uitklapmenu in de agenda tegel.

Voor meer informatie, zie: Quick Start Guide en Calendar

NONE

Hoe kan ik een gedeelde agenda toevoegen aan de Agenda app vanuit het navigatiemenu?

Mits je de juiste rechten hebt (Full Details), zou je gedeelde agenda's automatisch moeten kunnen inzien. Voor meer informatie, zie: Calendar.
NONE

Is de web versie beschikbaar?

In de Agenda app kun je klikken op de knop "Ga naar Outlook" om de web versie te gebruiken. Je kunt ook een shortcut tegel aanmaken naar: https://outlook.office.com/calendar/view/week. Alleen de Workspace admin kan bepalen of de 'default client' voor de Agenda app staat ingesteld op OWA (web versie).

Terug naar boven