Inleiding
Dit artikel biedt diverse troubleshooting stappen voor problemen die je tegen kan komen bij het gebruik van de Documenten app of tegel.
Quick Wins
Als je problemen ervaart met de Documenten app of tegel, is het altijd handig om onderstaande zaken eerst te verifieren:
Kijk in het Microsoft 365 Service health center voor mogelijke issues met SharePoint Online
Als de gehele app mist, controleer dan of de Documenten app is geactiveerd in de App store onder Apps beheren
Controleer onder Wie heeft toegang ook of de gebruiker toegang heeft tot de app
Als een site mist, log in als admin en controleer of deze getoond wordt onder Instellingen > Integraties > SharePoint documenten > Site beschikbaarheid. Staat de site daar niet, volg dan stap 3 zoals hier genoemd.
De lijst aan sites onder Site beschikbaarheid is gebaseerd op de rechten van het admin account waarmee je bent ingelogd, dus we adviseren om dit te doen met een admin die toegang heeft tot alle sites
Gebruikers moeten minimaal leesrechten hebben op het volledige pad van de site, van de root URL tot aan de documentenbibliotheek, anders kan de workspace deze niet tonen
Om te root URL te vinden: navigeer naar het SharePoint admin center > Actieve sites en sorteer URL van “A tot Z”, de root URL staat dan bovenaan
Als gebruikers directe rechten toegewezen krijgen op een item via delen, maar anders geen toegang hebben tot het item, dan kunnen ze deze alleen benaderen via “Gedeeld met mij”
Bij Instellingen > Integraties > SharePoint documenten, controleer dat de root URL correct staat, deze moet het format https://compantname.sharepoint.com hebben
Er is een verschil tussen Klassieke en Moderne SharePoint sites in relatie tot de Documenten app in Workspace 365:
We adviseren om Moderne sites te gebruiken met de snellere laadervaring ingeschakeld
Als je Klassieke SharePoint sites gebruikt, adviseren we om de snellere laadervaring uit te schakelen
Een site of documentbibliotheek mist of is leeg
Het kan gebeuren dat een SharePoint site mist of leeg is in de Documenten app. Dit kan verschillende oorzaken hebben, volg onderstaande stappen op volgorde.
Vanuit de sessie van de gebruiker, klik op de drie puntjes in de Documenten app en kies Beheren om te controleren dat de site niet per ongeluk verborgen is.
Er zijn verschillende oorzaken mogelijk afhankelijk van hoe de site is aangemaakt:
Sites die via het SharePoint Admin Center zijn aangemaakt zouden doorgaans binnen 20 minuten zichtbaar moeten zijn
Klassieke sites: schakel de snellere laadervaring uit
Teams sites:
Zorg dat Site Eigenaars ook Site Leden zijn, gebruikers die alleen Eigenaar zijn zullen de site niet zien.
Het kan tot 24 uur duren voordat Teams sites zichtbaar zijn nadat deze zijn aangemaakt.
In sommige gevallen kan het detecteren geforceerd worden door naar de Bestanden sectie van de Teams site te gaan, maar dit is geen garantie.
Houd er rekening mee dat Prive kanalen als aparte sites in de Documenten app getoond worden
Als een workspace admin, ga naar Instellingen > Integraties > SharePoint documenten > Site beschikbaarheid en controleer of de site daar staat.
Als de site daar niet staat, dan wordt deze niet opgehaald vanuit SharePoint Online en kan deze niet getoond worden in de Documenten app. Welke sites onder Site beschikbaarheid worden getoond, wordt bepaald door de rechten van de admin waarmee je bent ingelogd. Klik op Vernieuwen om de lijst opnieuw op te halen.
Als de gebruiker die de site niet ziet, ga naar de SharePoint root URL en voer de volgende zoekquery uit via de zoekbalk om te controleren of de site gevonden kan worden:
"STS_Site" AND webtemplate<>"SPSPERS"Site niet getoond? Dan wordt deze niet geindexeerd door SharePoint en kan de workspace de site ook niet ophalen.
Herindexeer de site handmatig, of wacht tot dit automatisch gebeurd.
Herindexeer de SharePoint root URL.
Check het Microsoft 365 Health Center of er storingen bekend zijn omtrent SharePoint Online.
Site wel getoond? Controleer of de gebruiker de juiste rechten heeft.
De gebruiker moet minimaal leesrechten hebben over het gehele pad.
Controleer de rechten via Geavanceerde machtigingen > Machtigingen controleren.
Vermijd Contribute machtigingen.
Controleer of de gebruiker ook is toegevoegd aan de Site Leden groep, anders wordt de site mogelijk niet getoond. Dit gebeurd vooral bij Prive groep sites.
Vanuit de Documenten app, klik op de drie puntjes en kies dan Vernieuwen op de cache van de app te vernieuwen.
Je kan de SharePoint API van Microsoft Graph Explorer gebruiken om te controleren welke sites beschikbaar zijn voor jou als administrator, of voor een specifieke gebruiker.
Als de site nog steeds niet zichtbaar is na 24 uur, neem dan contact op met support.
OneDrive (‘Mijn Documenten’ en/of ‘Gedeeld met mij’) mist
‘Mijn Documenten’ en ‘Gedeeld met mij’ zijn onderdeel van OneDrive. Als de OneDrive van een gebruiker niet wordt getoond in de Documenten app, zijn er twee mogelijke oorzaken:
Incorrecte SharePoint URL geconfigureerd:
Als een admin, ga naar Instellingen > Integraties > SharePoint documenten.
Controleer dat je de juiste SharePoint URL hebt geconfigureerd. Deze moet het format https://companyname.sharepoint.com hebben. Als je het format https://companyname-my.sharepoint.com hebt, wordt SharePoint wel getoond maar OneDrive niet.
OneDrive is mogelijk niet geprovisioned:
Controleer dat de OneDrive van de gebruiker is geprovisioned.
Controleer of de gebruiker is ingelogd op OneDrive, en dat dezelfde gebruiker is ingelogd in de workspace.
Maak een testbestand aan in de OneDrive van de gebruiker.
Vanuit de Documenten app, klik op de drie puntjes en kies dan Vernieuwen om de cache van de app te verversen.
Als OneDrive nog steeds niet getoond wordt, neem dan contact op met support.
Alleen de ‘Prullenbak’ wordt getoond
Als alleen de ‘Prullenbak’ wordt getoond bij een SharePoint site in de Documenten app:
Ga naar Instellingen > Integraties > SharePoint documenten als admin en schakel de snellere laadervaring uit
Als stap 1 niet helpt, kijk in het Microsoft 365 Service health center voor mogelijke problemen met SharePoint Online
Als bovenstaande stappen niet helpen, neem dan contact op met support
Een sitenaam is niet up-to-date in de Documenten app
Als een sitenaam is aangepast, kan het gebeuren dat deze naamswijziging niet zichtbaar is in de Documenten app vergeleken met SharePoint Online. In de meeste gevallen is dit een kwestie van wachten totdat de workspace de laatste gegevens uit SharePoint heeft opgehaald. Je kan ook onderstaande stappen proberen:
Als het een Klassieke site is, schakel dan de snellere laadervaring uit
Gebruik de SharePoint API om de sitenaam te controleren in de Microsoft Graph Explorer. Als de sitenaam niet up-to-date is in de MS Graph Explorer, zal de workspace ook niet de nieuwe naam tonen.
Herindexeer de site handmatig.
Klik vanuit de Documenten app op de drie puntjes en kies dan Vernieuwen om de cache van de app te verversen.
Is de sitenaam na 24 uur nog steeds niet up-to-date, neem dan contact op met support.
Kan items niet ophalen (Laden van items mislukt)
Deze foutmelding komt voor wanneer een SharePoint bibliotheek meer dan 5000 items bevat. SharePoint heeft een drempelwaarde voor lijstweergave van 5000 items, als deze drempelwaarde wordt overschreden kan de workspace de inhoud niet weergeven. Dit is een limitatie vanuit SharePoint.
De enige oplossing is om de map op te schonen of te reorganiseren zodat deze minder dan 5000 items bevat. Microsoft biedt hiervoor documentatie met tips en technieken:
Kan site-inhoud niet laden na het wijzigen van de SharePoint root URL
We raden af om de SharePoint root URL te wijzigen. Houdt er rekening mee dat als onderstaande stappen niet werken, het een kwestie is van afwachten totdat Microsoft de wijzigingen in SharePoint heeft verwerkt, en er geen verdere acties vanuit de Workspace kant gedaan kunnen worden.
Schakel de snellere laadervaring uit.
Schakel de SharePoint integratie uit en schakel deze daarna weer in.
Verwijder de SharePoint API-permissies van de SSO app registratie, en voeg deze daarna weer toe:
Files.ReadWrite.All
Sites.FullControl.All
Nadat de API-permissies opnieuw zijn toegevoegd, herindexeer de sites die problemen geven.
Twee weken na het uitschakelen van de snellere laadervaring kan deze weer ingeschakeld worden.
Gebruiker krijgt een foutmelding bij het openen van de Documenten app
Dit kan een aantal oorzaken hebben:
Controleer via de App store of de gebruiker toegang heeft tot de Documenten app.
Als de gebruiker toegang heeft tot de Documenten app zijn er twee andere mogelijkheden; een incorrecte SharePoint URL of missende API-permissies.
Controleer de Root URL: ga als administrator naar Instellingen > Integraties > SharePoint documenten. De root URL staat mogelijk ingesteld op een verkeerd format zoals companyname-admin-my.sharepoint.com, dit zal dit niet werken. Voer de correcte root URL in als de SharePoint bedrijfs-URL, deze moet het format https://companyname.sharepoint.com hebben.
Controleer de API-permissies in Azure, zorg dat de benodigde Microsoft Graph permissies zijn toegewezen aan de SSO app voor Workspace 365.
Bestand niet gevonden
Wanneer een bestandsnaam is gewijzigd en een gebruiker probeert daarna het bestand te openen, kan het gebeuren dat de workspace nog naar de oude bestandsnaam zoekt. Dan volgt de foutmelding “bestand niet gevonden”.
Dit kan worden verholpen door de pagina handmatig te verversen. De naamswijziging wordt dan verwerkt waarna het bestand geopend kan worden.
Error 500 bij het openen van een PDF-bestand
Wanneer je een PDF probeert te openen krijg je een error 500. Dit wordt veroorzaakt door een (Conditional Access) policy die het downloaden van bestanden blokkeert.
Ga naar Instellingen > Integraties > SharePoint en vink “Open PDF- en tekstbestanden in de SharePoint-bestandsviewer” aan.
Waarom duurt het zo lang om de Documenten app te openen?
Dit komt doorgaans doordat de snellere laadervaring is uitgschakeld. We adviseren om deze in te schakelen onder Instellingen > Integraties > SharePoint documenten als je gebruik maakt van Moderne SharePoint sites.
Sinds Workspace 365 v4.13 is de snellere laadervaring verbeterd. Met de nieuwe implementatie wordt alleen de inhoud geladen die de gebruiker direct in het menu van de Documenten app ziet, en onderliggende inhoud wordt pas geladen wanneer de site wordt uitgevouwen. In de vorige implementatie werd alles in een keer geladen wat soms lange laadtijden kon veroorzaken.
Waarom duurt het soms zo lang om mappen te kopiëren/verplaatsen?
Acties zoals kopiëren/verplaatsen worden uitgevoerd op de achtergrond. Het resultaat is niet zichtbaar totdat de browserpagina een keer is ververst. De workspace doet dit niet automatisch omdat dit performance issues kan opleveren.
Hoe lang zo’n achtergrond actie duurt, is afhankelijk van het aantal acties dat uitgevoerd moet worden. Doorgaans zou het kopiëren/verplaatsen binnen 10 tot 15 seconden afgerond moeten worden, daarna dienen gebruikers de pagina te verversen.