Introductie
Het combineren van SharePoint, OneDrive en bestandsservergegevens zodat de medewerkers toegang hebben tot alle documenten en informatie via één enkele applicatie is een groot voordeel van onze Workspace 365-documentenapp. Het biedt een enkel overzicht van alle documenten en bestanden via een gebruiksvriendelijk en intuïtief portaal dat snel door de medewerkers zal worden geadopteerd. Werknemers beheren en creëren de documenten en bestanden die ze nodig hebben voor alle taken en projecten, waarbij ze deze eenvoudig kunnen beheren en verplaatsen indien nodig, samen met een enkele interface voor alle werk gerelateerde activiteiten.
Vereisten
Er is een verschil tussen de Klassieke en Moderne ervaringen in SharePoint Online en hoe dit de Documenten-app in Workspace 365 beïnvloedt.
We raden aan om Moderne sites te maken vanuit het SharePoint Admin Center om een soepele ervaring in de Documenten-app te garanderen.
Als je Klassieke sites gebruikt, raden we aan om de Snellere Laadervaring uit te schakelen.
Om ervoor te zorgen dat Workspace het volledige pad naar een document/bibliotheek kan weergeven, moet je ten minste lees- of schrijfrechten toewijzen op het volledige pad, dus van de Root URL naar de Documentbibliotheek.
Voor meer informatie over dit onderwerp, lees Vereiste SharePoint-machtigingen.
Configuration settings
SharePoint-URL van het bedrijf
Wanneer je SharePoint-documenten configureert voor de Workspace-omgeving, ga dan naar:
Ga naar de pagina met beheerinstellingen
Selecteer Integraties
Selecteer SharePoint-documenten.
Vul de SharePoint-URL van het bedrijf in
(formaat: https://w365teleworm.sharepoint.com)
We raden af om de root-URL van SharePoint te wijzigen, omdat dit je SharePoint-integratie kan verstoren. Raadpleeg Probleemoplossing SharePoint voor meer informatie.
Beschikbaarheid van sjablonen
Kies of je beschikbare sjablonen in elke bibliotheek of alleen in de huidige bibliotheek wilt weergeven.
Beheer van bibliotheken
Sta gebruikers toe om bibliotheken in de Documenten-app te verbergen, weer te geven of opnieuw te ordenen (slepen en neerzetten of sorteren op naam, aanmaakdatum, enz.). Als dit is ingeschakeld, kunnen gebruikers op de drie puntjes klikken en vervolgens op "Beheren" om hun documentbibliotheken te beheren.
Deze functie is optioneel en brengt een niveau van zelfservice voor gebruikers (wat sommige organisaties misschien niet prefereren).
Het vermindert de hoeveelheid rommel waarmee gebruikers te maken krijgen bij het zoeken naar documenten of mappen.
Bestandsynchronisatie
Bepaal of gebruikers toegestaan zijn om bestanden naar hun lokale apparaat te synchroniseren, d.w.z. SharePoint-bibliotheken naar hun OneDrive synchroniseren. Wanneer deze optie is ingeschakeld vanaf de beheerdersinstellingenpagina, zal de synchronisatieknop zichtbaar zijn in de Documenten-app.
Zorg ervoor dat de klant OneDrive heeft geïnstalleerd (voorzien).
Workspace is niet op de hoogte van lokaal geïnstalleerde uitvoerbare bestanden (bijv. Microsoft 365-apps en/of OneDrive). Als de synchronisatie is ingeschakeld, zorg er dan voor dat de gebruikers de applicatie hebben geïnstalleerd. Voor meer informatie, bekijk de beperkingen.
We raden aan om de nieuwe Sync Client te gebruiken, omdat deze de nieuwste ervaringen biedt die bij Windows horen. Het stelt je in staat om specifieke mappen binnen een documentbibliotheek te synchroniseren, in plaats van de hele documentbibliotheek te synchroniseren (dit werkt nog niet voor 'Mijn documenten').
Zorg ervoor dat je deze instelling in de SharePoint-beheertenant hetzelfde hebt gewijzigd als in Workspace 365.
Snellere laadervaring
Met de 'normale' laadervaring stuurt Workspace een verzoek naar SharePoint voor elke SharePoint-site en onderliggende lijsten om te controleren welke gegevens het bevat en welke gebruikers toegang hebben tot de sites. Met de 'snellere' laadervaring gebruikt Workspace de SharePoint-site-indexering.
Mappen worden sneller geüpload naar SharePoint, wat het proces versnelt en de belasting van de SharePoint-server vermindert.
Dit kan problemen veroorzaken voor SharePoint Classic-sites. Bijvoorbeeld mappen of hele sites die niet worden weergegeven in de Documenten-app van Workspace 365.
PDF- en tekstbestanden
Je kunt ervoor kiezen om PDF- en tekstbestanden te openen met de SharePoint-bestandsviewer in plaats van de viewer van je browser. Standaard is deze optie uitgeschakeld. Wanneer ingeschakeld, zie je de optie "Openen in online viewer" in de actiebalkmenu in de Documenten-app nadat je een tekst- of PDF-bestand hebt geselecteerd.
PDF-bestanden die het downloaden beperken, kunnen worden geopend via de SharePoint-viewer.
Office apps
Standaard voorkeur voor het openen van bestanden
Er zijn twee opties voor het openen van bestanden in de Documenten-app: 'Office online apps' opent documenten met Office Online-editors en 'Office lokale apps' opent documenten met de lokaal geïnstalleerde Office-editors.
Gebruikers kunnen nog steeds hun eigen voorkeur kiezen als beide opties zijn toegestaan.
Deze instellingen worden opgeslagen als een cookie. Als je een incognitobrowser gebruikt of je cookies verwijdert, gaan deze voorkeuren verloren.
Deze instellingen moeten per apparaat worden geconfigureerd.
Voorwaardelijke toegang voor Office lokale apps
Beheer voorwaardelijke toegang voor het starten van lokale Office-apps.
Met IP 'Whitelist' of 'Blacklist' kun je kiezen op welke IP-bereiken het starten van lokale Office-apps beschikbaar is. Maak het bijvoorbeeld alleen beschikbaar vanaf vertrouwde IP-bereiken (bijvoorbeeld het bedrijfsnetwerk).
Als een gebruiker niet aan de IP-standaarden voldoet, verschijnt alleen de optie 'Openen in Word Online'.
Beschikbaarheid van sites
Met de beschikbaarheid van sites kun je bepalen welke sites beschikbaar zijn (of niet beschikbaar zijn) voor gebruikers die worden weergegeven in de Documenten-app.
Beschikbaarheid van sites uitgeschakeld: Sites zijn altijd beschikbaar voor alle gebruikers die permissies hebben op deze SharePoint- of Teams-sites.
Beschikbaarheid van sites ingeschakeld (aanbevolen): Workspace haalt sites op op basis van de permissies in SharePoint voor het beheerdersaccount waarmee je bent ingelogd. Als sites ontbreken voor dit beheerdersaccount, zijn deze sites niet zichtbaar voor de gebruikers.
Wanneer de standaardbeschikbaarheid van nieuwe sites is ingeschakeld, worden sites automatisch gedetecteerd op basis van de permissies van de gebruiker op een Microsoft 365-groep, Team of Teamsite. Nu hoef je niet afzonderlijk elke SharePoint-/Teams-site te configureren die je aan de Documenten-appweergave van de gebruiker wilt toevoegen.
Beheer van sites
Wanneer sitebeheer is ingeschakeld, kunnen gebruikers subsites beheren en maken vanuit de Documenten-app. Deze door gebruikers gemaakte subsites (samen met bijbehorende permissies) worden doorgevoerd naar SharePoint. Dit kan enige tijd duren (meestal minder dan 20 minuten).
Standaard is sitebeheer uitgeschakeld. De meeste van onze partners en klanten kiezen ervoor om het uitgeschakeld te houden (ze schakelen in plaats daarvan sitebeschikbaarheid in).
We vallen terug op de permissies in SharePoint. Als een gebruiker geen toestemming heeft om subsites in SharePoint te maken, kan deze gebruiker ook geen subsites in Workspace maken.
Subsites kunnen niet vanuit de Documenten-app worden verwijderd.
Permissies voor gebruikers bij het maken van een subsite:
Gebruik dezelfde permissies als de bovenliggende site: de subsite zal zichtbaar zijn voor de Workspace-beheerder en alle gebruikers op basis van de permissies voor de bovenliggende site.
Gebruik unieke permissies: de subsite zal alleen zichtbaar zijn voor de Workspace-beheerder en de gebruiker die de subsite heeft gemaakt.
Gebruikers kunnen later permissies wijzigen voor gemaakte subsites. De weergave kan verschillen.
Zelfde permissies:
Unieke permissies::