FAQ

Als workspace beheerder kun je één of meerdere unieke brandings aanmaken per workspace omgeving. Dit kan handig zijn voor organisaties met verschillende vertakkingen die hun eigen huisstijl hebben, zoals een scholengemeenschap waar verschillende scholen onder vallen. Voor meer informatie, zie: Branding your Workspace environment.

Voor de landingspagina kijkt de workspace naar alle ruimtes in de lijst van ruimtes, en laadt de eerste waar de gebruiker toegang tot heeft. Standaard is dit de Persoonlijke Ruimte. Door deze volgorde aan te passen (Ruimtes > ellipsen > Beheren) kun je de landingspagina aanpassen door de gewenste ruimte bovenaan te zetten. Let erop dat je ook de juiste permissies instelt op de ruimtes.

Een nieuwe workspace omgeving maak je aan d.m.v. een PowerShell script. Hiervoor heb je de Azure Global Administrator nodig en de Provisioning key. Voor meer informatie, zie: How do I create a Workspace environment?.

Nadat de omgeving is aangemaakt, kun je beginnen met het inrichten van de werkplek. Deze informatie vind je in Get Started (tip: bekijk ook eens onze integraties). Nadat je de werkplek hebt ingericht, kun je die als template instellen voor alle gebruikers.

Gebruikers zien geen gedeelde ruimtes, gedeelde tegelgroepen of tegels waarop zij geen toegang hebben, zelfs niet als dit door de admin is gepusht naar de gebruikers. Voor een uitgebreide uitleg over rechten, bekijk eens het volgende artikel: Understand and manage user permissions in Workspace 365.

We maken onderscheid tussen de Persoonlijke ruimte en Gedeelde ruimte(s). Alleen de workspace admin kan Gedeelde ruimtes aanmaken. Deze ruimtes zijn bedoeld om meer structuur aan te brengen in Workspace. Voor meer informatie, zie Best Practices.

Gedeelde ruimtes aanmaken en beheren:

Documenten, E-mail en webinhoud apps kun je toevoegen als ruimte of als (live) tegel. Wanneer je kiest de app als tabblad toe te voegen of als tegel, wordt toegelicht in de Best Practices.

Als Workspace beheerder kun je een Gedeelde tegelgroep aanmaken vanuit jouw Persoonlijke- of Gedeelde ruimte. Klik op "Bewerk", "Groepen" en kies dan voor "Nieuwe gedeelde groep".

Je kunt de naam van de nieuwe aangemaakte tegelgroep wijzigingen.

Beheer standaard indeling van Gedeelde groepen in Persoonlijke ruimte van de gebruikers:

Wanneer een gebruiker zelf de volgorde van gedeelde groepen in hun persoonlijke space wijzigt, worden bepaalde waardes die de volgorde bepalen weggeschreven naar de database. De workspace blijft dan standaard naar deze waardes kijken om de volgorde van de groepen te bepalen, ongeacht de volgorde die een admin instelt. Dit is momenteel by design, vanuit de gedachte dat de gebruiker de uiteindelijke controle over diens persoonlijke space heeft.

​Beheer standaard indeling (volgorde) van Gedeelde groepen in Gedeelde ruimtes

​Tegels herschikken binnen gedeelde groepen

Tegels worden opnieuw gerangschikt om zo min mogelijk ruimte is beslag te nemen, op basis van hun grootte. Dit is handig voor gebruikers die geen toegang hebben tot bepaalde tegels binnen een gedeelde tegelgroep.

Deze optie is alleen van toepassing op gebruikers die geen rechten hebben om de tegelgroep te bewerken. Hierdoor kunnen tegelgroepen anders worden weergegeven voor admins en eindgebruikers, afhankelijk van de tegelgroottes. De tegels worden herschikt op basis van een vast patroon: groot naar klein (eerst op basis van breedte, dan hoogte), daarna volgens de originele volgorde.

Zie: Best practices.

Workspace 365 communiceert met apps op basis van API's. Hiermee halen wij de data op uit de achterliggende systemen. Wij kunnen ook data wegschrijven naar apps, zolang de API's waarmee wij communiceren, dit toestaan. Mis je een app (of een feature binnen een bestaande app)? Dien dan een Feature Request in.

Workspace 365 maakt verbinding met Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) via een geregistreerde Microsoft Entra ID applicatie, die Workspace 365 permissies geeft om de gewenste API's te gebruiken. Deze API permissies worden gebruikt om te communiceren met Microsoft 365 op basis van de aangemelde Workspace 365 gebruiker, zodat deze gebruiker via Single Sign-On (SSO) verbinding kan maken met SharePoint, Outlook, etc.

SSO instellen

Workspace 365 heeft de mogelijkheid om automatisch de SSO App Registratie aan te maken in Microsoft Entra ID. We raden aan om SSO automatisch in te stellen. Je kunt eventueel later API machtigingen toevoegen nadat SSO is ingesteld.

Gebruikerssynchronisatie

Wanneer SSO is ingesteld, kun je automatisch gebruikers en groepen synchroniseren van Microsoft Entra ID naar Workspace. Dit kun je doen m.b.v. onze Azure AD synctool of gebruik te maken van de SCIM client ("serverless sync").

Op dit moment is het niet mogelijk om gebruiksstatistieken van Workspace 365 omgevingen in te zien. Als je deze mogelijkheid wel graag ziet, kun je een feature request indienen.

Ja. Als je graag een nieuwe taal toegevoegd ziet worden, kun je hiervoor een feature request indienen.

Gehoste partners hoeven zich nergens zorgen over te maken, wij updaten en onderhouden ons gehoste platform voor jullie. Nieuwe versies worden elke drie weken uitgerold op donderdag tussen 22:00 - 00:00 uur (CET/GMT+1), behalve in december. Raadpleeg ook de sectie Onderhoudsvenster in ons SLA.

Zelfgehoste partners zijn zelf verantwoordelijk voor het updaten en onderhouden van hun eigen omgeving. Nieuwe updates voor zelfgehoste omgevingen worden elke dinsdag gepubliceerd, na de laatste update van het gehoste platform (je kunt ze benaderen via de widget op ons partnerplatform).

Om op de hoogte te blijven, kun je je abonneren (volgen) op de sectie met de laatste aankondigingen. Op deze manier ontvang je een e-mail wanneer er een nieuw artikel is geplaatst. In deze sectie lees je over nieuwe releases, technische items, oplossingen en verbeteringen. Naast de release notes houden we je op de hoogte van ander belangrijk Workspace-nieuws dat je niet wilt missen. Houd ook de verouderingen en verwijderingen in de gaten.

Wij gebruiken Microsoft Azure om onze service te hosten. We bieden hoge beschikbaarheid ("high availability") door een volledig redundante setup te combineren met cloudservices die beschikbaar zijn in Azure. Op deze manier bieden wij jou de volledige "True SaaS experience" aan.

Host je de Workspace zelf? Dan ben je zelf verantwoordelijk voor een redundante setup van Workspace. We kunnen altijd advies geven over de implementatie hiervan, maar houd in gedachte je dan zelf verantwoordelijk bent betreft de veerkracht en prestaties van jullie diensten. Je kunt er altijd voor kiezen om alsnog Workspace door ons te laten hosten. Hiervoor kan er contact opgenomen worden met de partner manager.

Een rollback van een Workspace omgeving is mogelijk. Houd er rekening mee dat omgevingsgebonden instellingen/wijzigingen (zoals een unieke branding, aangemaakte mededelingen of integratie credentials) die zijn gedaan na de datum/tijdstip van de gewenste rollback, verloren gaan. Om een rollback aan te vragen kun je een wijzigingsverzoek indienen: CR-07 Emergency restore (via het support widget op ons partnerportaal).

Wij maken back-ups van onze cloud bronnen. Als je een back-up wilt laten herstellen van een omgeving die wij voor jou hosten, dan kun je een CR-07 emergency restore indienen (via het support widget op ons partnerportaal). Als je ervoor hebt gekozen om Workspace 365 zelf te hosten, betekent dit ook dat je verantwoordelijk bent voor je eigen back-up strategie. Hoewel wij advies kunnen geven over hoe je op de juiste manier een back-up van jouw service kunt maken, kunnen we geen enkele vorm van herstel voor jou uitvoeren en kunnen we ook geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten in het back-up proces.

Wij maken drie maanden lang een back-up. Daarnaast maken wij gedurende 35 dagen een 'point-in-time' back-up. Dit betekent dat een back-up teruggehaald kan worden vanaf elk willekeurig moment over de afgelopen 35 dagen. Houd hierbij rekening dat wij niet specifieke gebruikersacties terugdraaien. Het is dus een database restore die alle wijzigingen in de Workspace inrichting terugzet voor alle gebruikers.

Dat kan. Ga hiervoor naar het artikel Request custom URL (CR-03)

De Provisioning Key wordt tijdens de start (voor de technical onboarding) van Workspace 365 gedeeld. Met deze key kun je jouw volledige instantie beheren, waaronder het aanmaken of verwijderen van Workspace omgevingen. Het is zeer gevoelige informatie en zou bekend moeten zijn binnen jouw organisatie. Bekijk jouw email of kom in contact met jouw collega's. Als de key niet te vinden is, kun je een support ticket indienen.

'Mailto' hyperlinks worden gebruikt om rechtstreeks naar een e-mailadres te linken. Je kunt een hyperlink toevoegen aan een mededeling, kennisartikel of bijvoorbeeld een e-mail. Wanneer je de hyperlink voor "Webpagina" invoegt, gebruik dan het volgende format: "mailto:[email protected]". Wanneer op de hyperlink wordt geklikt, wordt automatisch een nieuwe e-mail opgesteld op basis van het apparaat z'n 'mailto' voorkeur.

Workspace 365 wordt volledig ondersteund door de nieuwste versies van Google Chrome, Edge, Mozilla Firefox en Safari voor Mac.

Hier is een overzicht van browserversies die Workspace 365 ondersteunen. Alle reeksen zijn inclusief, d.w.z. "laatste - 3" = 4 versies. We adviseren om altijd de nieuwste versie van je browser te gebruiken.

Dit is mogelijk, wij hebben hier een support artikel over in het Engels. Zie Add SSO apps with Microsoft Entra ID, HelloID or SecureLogin.

De stappen die je moet nemen hangen af van de foutmelding die je krijgt bij het inloggen. Zie het bijbehorende artikel voor verdere details:

Als je problemen ervaart doordat SSO verkeerd is geconfigureerd of is verlopen, kun je Request Emergency Admin Access uitvoeren of SSO resetten met onze tool.

Als je per ongeluk de laatste admin hebt uitgeschakeld of verwijderd, zijn er twee opties:

Als je onze AAD synctool gebruikt en de admin rol wordt beheerd vanuit Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD), kun je een nieuwe Global Admin in Microsoft Entra ID aanmaken en deze naar de workspace syncen om een nieuwe workspace admin te maken

De Global Admin is nodig voor de registratie van Workspace 365 en het aanmaken van de Single Sign-On App registratie in Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD), maar ook om een connectie te maken naar SharePoint, Exchange, etc. Nieuwe Workspace omgevingen kunnen aangemaakt worden via de API of via ons PowerShell script. Ons advies is om gebruik te maken van het PowerShell script.

Je kunt achteraf de Global admin verwijderen, maar dit wordt niet aanbevolen. Wij raden aan dit account niet uit AAD te verwijderen, maar de gebruikersgegevens op een veilige plaats op te slaan. Als je de Global Admin wilt verwijderen, zorg er dan voor dat je minimaal één andere beheerder aan de werkplek hebt toegevoegd.

Het antwoord op deze vraag vind je hier: Birthday information.

Verjaardagen van gebruikers blijven zichtbaar in de Verjaardagen tegel, totdat de gebruiker is verwijderd uit de workspace. Een gebruiker inactief zetten is niet voldoende, de gebruiker moet worden verwijderd.

Dat kan, zie: Manage birthday notifications.

Dit wordt uitgelegd in onze handleiding voor admins, zie stap 4 "User provisioning".

Gebruikersgroepen kun je handmatig aanmaken of importeren in Workspace, maar je kunt deze ook automatisch importeren vanuit Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD). Hiervoor kun je de Azure AD synctool of Azure SCIM client gebruiken. Deze groepen kunnen in de werkplek vervolgens worden gebruikt om machtigingen voor apps, tegelgroepen en gedeelde ruimtes te beheren.

Je kunt nog steeds handmatig groepen aanmaken door de synchronisatie tijdelijk uit te schakelen, maar dit wordt niet aanbevolen. Je zult deze groepen namelijk handmatig moeten bijhouden in de werkplek, waardoor er meer handmatige acties vereist zijn en de complexiteit toeneemt. Bovendien kun je deze groepen op een later moment niet aan een Microsoft Entra ID groep koppelen.

Dat zijn Office bestanden, PDF, TXT, PNG en JPG.

Voor SharePoint is er geen upload limiet ingesteld. Voor WebDAV is het limiet 2GB.

In workspace kun je een voorkeur instellen voor het openen van SharePoint en WebDAV bestanden. Dit kan online via de Online Editors, of via de Lokale Editors.

De Office applicaties die wij hebben openen standaard online.

Wil je documenten openen via de Online Editors, dan is een Office Online Server (OOS) nodig. ‘Self-hosted’ partners kunnen ervoor kiezen de OOS zelf te draaien of bij ons. Als ‘hosted’ partners heb je altijd de mogelijkheid om bestanden de openen online.

Daarnaast mogen gebruikers natuurlijk ook hun eigen voorkeur aangeven vanuit de Documenten app, afhankelijk van wat is ingesteld door de admin.

Wij adviseren om gebruik te maken van de Online Editors, dit heeft te maken met veiligheid. Voor meer informatie klik hier.

Site beschikbaarheid zet je in wanneer je automatisch SharePoint sites wilt laten zien in de Documenten app, en of nieuwe sites standaard beschikbaar zijn of niet. Let wel op dat gebruikers de juiste rechten krijgen om sites te mogen inzien.

Site management wordt ingezet als je gebruikers zelf de mogelijkheid wilt geven documentbibliotheken aan te maken in de Documenten app. Deze sites zul je terugzien in SharePoint Online.

Welke optie je kiest, hangt af per organisatie en SharePoint inrichting. Dit is geheel aan jou. Wij adviseren echter om Site beschikbaarheid aan te zetten en Site management uit te zetten, omdat het de voorkeur heeft om SharePoint vanuit IAM te beheren. Een alternatief voor Site management (en gebruikers de vrijheid en de mogelijkheid geven om onderling samen te werken) is om gebruik te maken van Microsoft Teams.

Het antwoord op deze vraag kun je terugvinden in het artikel WebDAV SSL communication.

In de Documenten app kunnen drie kolommen gerelateerd aan Labels aan- of uitgezet worden:

Labels komen vanuit Microsoft Purview, specifiek vanuit Records management.

Aan emails die worden opgesteld in de Workspace 365 Email app wordt standaard de volgende mail handtekening/footer toegevoegd:

Deze kan uit twee bronnen komen:

Het is mogelijk het bericht aan te passen of weg te halen. Als deze van de persoonlijke handtekening afkomstig is, moet de gebruiker de persoonlijke handtekening zelf aanpassen of uitschakelen, via Handtekening > Instellingen in de Email app. Dit wordt op gebruikersniveau ingesteld en moet door elke gebruiker individueel gedaan worden.

Je kan ook beheerde handtekeningen inschakelen en deze standaard gebruiken in emails in plaats van persoonlijke handtekeningen. Zie hiervoor de instructies in de vraag hieronder.

Om een beheerde handtekening aan te maken als administrator:

Ja, zolang je Exchange Online gebruikt en Exclaimer is verbonden met dezelfde Microsoft 365 tenant als die is gekoppeld aan je workspace omgeving.

Dit kunt je doen door de juiste rechten toe te kennen aan gebruikers en/of groepen. Voor meer informatie, ga naar About the Hub.

Om te schakelen (ALT+TAB) tussen applicaties binnen dezelfde CRDP verbinding (venster), gebruik de applicatieknop. De knop kan indien gewenst verplaatst worden door deze te verslepen. Als deze knop niet aanwezig is, neem dan contact op met support.

Vanwege browser restricties is het niet mogelijk om direct vanuit een CRDP sessie te printen. Maar er is wel binnen de CRDP sessie een CRDP printer beschikbaar om te "printen". Wat die doet, is het het document lokaal opslaan op jouw apparaat als PDF. Nadat het bestand lokaal is opgeslagen, kun je het bestand afdrukken (CTRL+P).

Ja, dat kan. Echter wordt de volgende keer wanneer dezelfde app wordt gestart de wijziging niet opgeslagen als er is geklikt op het 'vierkantje':

Om dit te omzeilen, kun je het beste de app over het hele scherm slepen. Nu zal de volgende keer nadat je deze app opent, de vorige ingestelde grootte worden onthouden.

Om bestanden te delen, kun je deze 'slepen en neerzetten' in de CRDP-sessie. Je kunt dergelijke bestanden vinden op de locatie zoals hieronder is weergegeven.

Houd er rekening mee dat de prestaties niet optimaal zijn bij het delen van bestanden via een CRDP-verbinding. Deze bestanden worden opgeslagen op de CRDP-machine. Er kan maximaal 5GB worden opgeslagen. Houd er echter rekening mee dat dit niet voor opslag bedoeld is.

Kopiëren en plakken werkt alleen met tekst en niet met bestanden. Zorg ervoor dat je de webbrowser hebt goedgekeurd om deze functie toe te staan.

Vanwege de beperking van de browser is het niet mogelijk om meerdere schermen in één CRDP-sessie te verbinden.

Dit is mogelijk. Dit is echter afhankelijk van de RDS-configuratie, aangezien we terugvallen op deze instellingen. Standaard is een gebruiker beperkt tot één enkele sessie. Wanneer een gebruiker is toegestaan meerdere sessies te hebben, kunnen applicaties in aparte vensters/tabbladen worden geopend, omdat elke verbinding een nieuwe remote desktop-sessie start.

Er zijn twee manieren mogelijk om dit toe te staan:

Belangrijk: inloggegevens ("Integration Credentials") werken hetzelfde met SSO als Microsoft. Je logt in met een account en hebt via SSO toegang tot al jouw applicaties. Wanneer je jezelf aanmeldt met een ander account, wordt je uitgelogd van de vorige sessie. Je kunt maar met één identiteit tegelijk werken. Voorbeeld: je kunt één set inloggegevens gebruiken om toegang te krijgen tot verschillende RDP-servers met dezelfde identiteit.

Elke maand sturen wij een factuur. Gebruikers gemarkeerd als "Actief" (zie Gebruikersbeheer) worden gefactureerd.

Voor meer informatie, zie: About billing and invoicing.

Zie Address Book "Contact types" en "Contact information".

Zie Address Book "User status".