Inleiding
Als je problemen ondervindt met de Documenten-app of live tile, lees dan verder in dit artikel waarin wordt uitgelegd hoe je deze problemen kunt oplossen.
We hebben gemerkt dat er een verschil is tussen de Klassieke- en Moderne ervaringen in SharePoint Online en hoe dit de Documenten-app in Workspace 365 beïnvloedt. We raden aan om Moderne sites te maken vanuit het SharePoint Admin Center om een soepele ervaring in de Documenten-app te garanderen. Als je Klassieke sites gebruikt, raden we aan om de Snellere Laadervaring uit te schakelen.
Vereiste SharePoint-machtigingen
Je kunt machtigingen in SharePoint op twee manieren instellen.
1. Machtigingen per site/tak van de SharePoint-hiërarchie (gebruikelijk via reguliere machtigingsstructuur)
Wanneer je machtigingen toewijst aan SharePoint-sites, heb je meestal beperkte toegang of leesmachtigingen op het hele pad van de hiërarchie van die specifieke site. Op deze manier kun je door de hiërarchie binnen SharePoint bladeren en naar andere sites/documentbibliotheken navigeren.
Om ervoor te zorgen dat Workspace het hele pad naar een document/bibliotheek kan weergeven, moet je ten minste lees- of schrijfmachtigingen toewijzen op het hele pad, dus van de Root URL tot de Documentbibliotheek. Bijdragende machtigingen zullen waarschijnlijk problemen veroorzaken, omdat sites mogelijk niet in Workspace worden opgehaald.
Tip: Lees onze blog over het belang van een goede mappenstructuur.
2. Directe machtigingen voor een documentbibliotheek, map en/of bestanden (gebruikelijk via delen).
Wanneer je documenten en/of bestanden deelt, geef je machtigingen voor die specifieke documentbibliotheek, map en/of bestand en de onderliggende items. Binnen SharePoint kun je eenvoudig toegang krijgen tot de bestanden, maar niet tot het volledige pad.
In Workspace, als je een link rechtstreeks deelt met een gebruiker vanuit de Documenten-app, krijgt deze gebruiker unieke machtigingen voor dat specifieke item. Ze kunnen nooit zelf naar het item navigeren, maar de map of het bestand dat rechtstreeks met deze gebruiker is gedeeld, zal zichtbaar zijn onder Mijn Documenten -> Gedeeld met mij.
Kan site-inhoud niet laden na het wijzigen van de SharePoint-root-URL
We adviseren om de SharePoint-root-URL niet te wijzigen. Houd er rekening mee dat als de onderstaande stappen niet werken, het een kwestie is van wachten tot Microsoft de wijzigingen in SharePoint verwerkt, en dat er geen verdere acties vanuit de Workspace kunnen worden ondernomen.
Uitleg: Na het wijzigen van de SharePoint-root-URL wordt de site-inhoud niet geladen.
Oplossing: Je kunt de volgende stappen proberen:
Schakel de SharePoint-integratie uit en weer in.
Verwijder de SharePoint API-machtigingen uit de SSO-appregistratie en voeg ze opnieuw toe:
Files.ReadWrite.All
Sites.FullControl.All
Nadat je de SharePoint API-machtigingen opnieuw hebt toegevoegd, indexeer je de sites die problemen geven opnieuw.
Tijdelijk uitschakelen van de "snellere laadervaring" kan ook helpen.
Gebruiker krijgt een foutmelding bij het openen van de Documenten-app
Uitleg: Wanneer een gebruiker de Documenten-app probeert te openen, krijgt hij een foutmelding, maar jij kunt de Documenten-app als beheerder openen.
Oplossing: Dit wordt veroorzaakt door een onjuiste SharePoint-root-URL. Deze kan zijn ingesteld op een formaat zoals companyname-admin-my.sharepoint.com, dit werkt niet. Of vanwege ontbrekende API-machtigingen.
Controleer de Root URL: Ga in de workspace naar Instellingen > Integraties > SharePoint-documenten. Voer de juiste root-URL in als de SharePoint-URL van het bedrijf, deze moet het formaat https://companyname.sharepoint.com hebben.
Opmerking: Als de URL correct is ingesteld, maar een gebruiker nog steeds geen toegang heeft tot de Documenten-app, controleer dan of hij machtigingen heeft om toegang te krijgen tot de Documenten-app via de App Store.
Controleer API-machtigingen in Azure. Controleer of de benodigde Microsoft Graph-machtigingen zijn toegewezen aan de SSO-appregistratie van Workspace 365.
Een site of documentbibliotheek ontbreekt (of is leeg) in de Documenten-app
Uitleg: Het kan verschillende redenen hebben waarom een site/documentbibliotheek zichtbaar is in SharePoint Online, maar ontbreekt in de Documenten-app. Houd er rekening mee dat er een verschil is tussen de Moderne en Klassieke ervaringen voor lijsten en bibliotheken. Als dit een SharePoint Klassieke site is, probeer dan eerst de Snellere Laadervaring uit te schakelen voordat je de onderstaande stappen voor probleemoplossing volgt.
Oplossing:
Het is belangrijk om te weten hoe de site is gemaakt.
Als de site is gemaakt via het SharePoint Admin Center, wacht 20 minuten en ga verder met stap 2.
Als dit een Teams-site is:
Ga naar de aangemaakte Teams-site.
Klik op 'Bestanden' en wacht tot Workspace de site detecteert.
Of wacht 24 uur.
Opmerking: Privékanalen worden weergegeven als een aparte site in de Documenten-app.
Als het een Teams-site is, zorg ervoor dat gebruikers die Eigenaar zijn ook Siteleden van de site zijn. Gebruikers die alleen Eigenaar zijn, zien de site niet in de workspace.
Voor meer informatie, ga naar: Zoekresultaten verschijnen niet voor groepeigenaren na het maken van een nieuwe Microsoft 365-groep.
Een SharePoint-site wordt mogelijk niet weergegeven in Workspace als de gebruiker alleen is toegevoegd aan de "Leden" groep van de site, maar niet aan "Siteleden". Dit kan met name gebeuren bij "Privégroep"-sites. Controleer of de gebruiker is toegevoegd aan "Siteleden".
Controleer in Workspace of de ontbrekende site is opgenomen onder Sitebeschikbaarheid.
Opmerking: Wanneer een Workspace-beheerder 'Sitebeschikbaarheid' inschakelt, worden de sites opgehaald op basis van de machtigingen in SharePoint voor dit beheerdersaccount. Als sites ontbreken, zijn ze niet zichtbaar voor de gebruikers.
Het is optioneel om de SharePoint API van de Microsoft Graph Explorer te gebruiken om te controleren welke sites beschikbaar zijn voor jou als beheerder of een specifieke ingelogde Workspace-gebruiker.
Voer de SharePoint-zoekopdracht uit om te controleren welke sites kunnen worden opgehaald voor de ingelogde workspace-gebruiker.
Voor alle sitecollecties en sites, open de SharePoint-rootsite en voer uit:
"STS_Site" AND webtemplate<>"SPSPERS"
Voor een specifieke site, voer uit:
contentclass:STS_Site Path:{SiteCollection.URL}*
Site niet vermeld? Dan wordt deze niet geïndexeerd door de SharePoint-zoekfunctie. Daarom is het niet mogelijk voor ons om de site te vermelden. Als dat zo is:
Indexeer de site handmatig opnieuw of wacht tot deze automatisch wordt geïndexeerd.
Indexeer de SharePoint-root-URL opnieuw.
Controleer het Health Center in Microsoft 365 voor de huidige status van de service en details over storingen en onderbrekingen.
Site vermeld? Zorg ervoor dat de gebruiker alle machtigingen heeft voor de SharePoint-site.
Controleer de machtigingen onder 'Geavanceerde machtigingen' -> 'Machtigingen controleren'.
Dit moet ten minste leesmachtigingen zijn op het hele pad.
Vermijd 'bijdragen'-machtigingen.
Klik op de (cache) vernieuwknop in de linkerbovenhoek in de Documenten-app.
Site nog steeds ontbrekend, zelfs na 24 uur? Neem contact op met support.
Een sitenaam is niet up-to-date in de Documenten-app
Uitleg: Het kan verschillende redenen hebben waarom een sitenaam niet up-to-date is in de Documenten-app vergeleken met SharePoint Online. In de meeste gevallen moet je wachten. Of volg de onderstaande stappen.
Oplossing:
Er is een verschil tussen SharePoint Klassiek en SharePoint Modern. Als dit een Klassieke site is, schakel dan 'Snellere Laadervaring' uit.
Gebruik de SharePoint API om de sitenaam te controleren in de Microsoft Graph Explorer. Als de sitenaam niet up-to-date is in de MS Graph Explorer, wordt Workspace ook niet bijgewerkt met de nieuwe namen.
Indexeer de site opnieuw of wacht tot deze automatisch wordt geïndexeerd.
Klik op de (cache) vernieuwknop in de linkerbovenhoek in de Documenten-app.
Als sitenamen nog steeds niet up-to-date zijn of ontbreken na 24 uur, neem dan contact op met support.
OneDrive ('Documenten' en 'Gedeeld met mij') ontbreekt
Uitleg: De mappen 'Documenten' en 'Gedeeld met mij' maken deel uit van OneDrive. Als de OneDrive van een gebruiker niet verschijnt in de Documenten-app, is OneDrive mogelijk niet ingericht.
Oplossing:
Controleer of de OneDrive van de gebruiker is ingericht.
Controleer of de gebruiker is aangemeld bij OneDrive en verifieer of diezelfde gebruiker is aangemeld bij Workspace.
Maak een testbestand in de OneDrive van de gebruiker.
Klik op de (cache) vernieuwknop in de linkerbovenhoek in de Documenten-app.
Controleer of OneDrive verschijnt in de Documenten-app. Zo niet, neem dan contact op met support.
Bestand niet gevonden
Uitleg: Wanneer een bestandsnaam is gewijzigd en een gebruiker het bestand wil openen na de naamswijziging, zal Workspace nog steeds zoeken naar de oude bestandsnaam. Dit resulteert in een fout voor de gebruiker: "bestand niet gevonden".
Oplossing: De oplossing op dit moment is om de pagina handmatig te vernieuwen, zodat de naamswijziging wordt doorgevoerd en het bestand kan worden geopend.
Kan items niet ophalen (Laden van documenten mislukt)
Uitleg: In SharePoint is er een itemlijstdrempel van 5000 items. Dit betekent dat wanneer een map in de bibliotheek meer dan 5000 items bevat, Workspace de inhoud niet kan weergeven omdat de itemlijstdrempel is overschreden. Wanneer dit gebeurt, verschijnt de bovenstaande foutmelding.
Oplossing: Ruim de map op of organiseer deze opnieuw zodat deze minder dan 5000 items bevat. Bekijk de aanbevelingen, technieken en tips in Beheren van grote lijsten en bibliotheken in SharePoint:
Fout 500 bij het openen van een PDF-bestand
Uitleg: Bij het openen van een PDF-bestand krijg je een foutmelding 500. Dit wordt veroorzaakt door een (CA) beleid dat bestandsdownloads blokkeert.
Oplossing: Stel in de SharePoint-instellingen in de workspace in dat PDF- en tekstbestanden worden geopend met de SharePoint-bestandsviewer.
Waarom duurt het zo lang om mappen te kopiëren?
Uitleg: Het kopiëren van mappen kan lang duren (of er lijkt niets te gebeuren), zelfs als ze leeg zijn of niet veel gegevens bevatten. Hoe komt dat? Workspace controleert na 30 seconden of SharePoint wijzigingen heeft aangebracht. Als dit niet het geval is, controleren we opnieuw na 1 minuut, 2 minuten, enz. met een maximum van 5 minuten.
Waarom kan Workspace de pagina bijvoorbeeld niet automatisch elke 5 seconden verversen? Dit kan problemen veroorzaken. Wanneer een gebruiker een bestand hernoemt, kan het lastig zijn als de pagina wordt vernieuwd tijdens het hernoemen van het bestand. En als gevolg daarvan is de naamswijziging niet doorgevoerd.
Oplossing: Vernieuw de pagina handmatig. Of klik rond in de Documenten-app en keer terug naar de bestandslocatie.
Waarom duurt het zo lang om mijn documenten te openen?
Uitleg: Vanuit de Documenten-app, of wanneer je voor de eerste keer op een 'Recent' document of 'Bladwijzer' klikt vanuit de live tile, kan het enige tijd duren voordat het opent (in de meeste gevallen na 10-15 seconden), vooral in grotere SharePoint-omgevingen. Caching (die 9 uur wordt bewaard) helpt echter de snelheid waarmee bestanden worden geopend te verbeteren. De tweede keer dat je datzelfde bestand binnen 9 uur opent, zou het veel sneller moeten openen.
Oplossing: Helaas is er geen oplossing voor dit probleem, behalve het vaker openen van bestanden of gewoon wachten.