Klanten willen evenementen voor het bedrijf kunnen organiseren vanuit de Workspace, zonder afhankelijk te zijn van externe bronnen om de aanwezigheid te beheren of handmatig uitnodigingen te versturen. Deze evenementen moeten eenvoudig en gebruiksvriendelijk te organiseren zijn.

Hoewel Aankondigingen gebruikt kunnen worden om een evenement aan te kondigen, bieden ze geen opties om de aanwezigheid te beheren en moeten organisatoren van evenementen handmatig uitnodigingen versturen. Kennisartikelen zijn daarentegen bedoeld om statische informatie te delen, terwijl evenementen een vorm van dynamische informatie zijn.

Geen van de bestaande functies van The Hub bood een volledige oplossing om evenementen te organiseren. Daarom hebben we The Hub uitgebreid met Evenementen, een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier om evenementen voor het bedrijf te organiseren vanuit de Workspace, met een directe integratie met de agenda's van gebruikers.

Het is mogelijk om evenementen te organiseren vanuit The Hub. Je kunt aangeven of het een online, fysiek of hybride evenement is, maar ook of het een betaald of gratis evenement is, het aantal beschikbare plaatsen tonen, deelnemers beheren en nog veel meer. Evenementen kunnen worden gebruikt voor bijvoorbeeld webinars, trainingen, het jaarlijkse personeelsuitje, een online workshop, enzovoort. Gebruikers kunnen het evenement toevoegen aan hun Outlook-agenda (en het ook verwijderen) en hun aanwezigheid aangeven.

Je zult merken dat het proces van het aanmaken van een nieuw evenement zeer gebruiksvriendelijk is, met een intuïtief ontwerp dat het aanmaakproces vereenvoudigt. Als je voldoende rechten hebt, volg je eenvoudig vier stappen om een evenement aan te maken en ben je klaar.

Evenementen kunnen worden aangemaakt vanuit The Hub:

Er zijn verschillende manieren om een evenement aan te maken:

Wanneer je een nieuw evenement aanmaakt, word je gevraagd om een template te selecteren. Standaard is alleen het "Lege evenement" template beschikbaar. Je kunt op "Nieuw template" klikken om een nieuw template aan te maken of bestaande evenementen om te zetten in een template. Door een template te selecteren, wordt een voorbeeld aan de rechterkant van het venster weergegeven.

Templates kunnen worden beheerd vanuit het scherm Hub-items beheren (The Hub > Beheren). Vanaf hier kun je nieuwe templates aanmaken, of bestaande templates bewerken, dupliceren, hernoemen of verwijderen. Gebruikers kunnen rechten krijgen om templates te beheren.

Je kunt evenementen filteren op drie typen status. Alleen geplande of gepubliceerde evenementen kunnen worden bewerkt en bijgewerkt.

Wanneer er geen afbeelding of video is geüpload, wordt een standaardplaceholder weergegeven (het is niet mogelijk om de standaardplaceholder te wijzigen):

Een Workspace-beheerder kan rechten toewijzen aan bijvoorbeeld een Communicatiemanager die nieuwe categorieën en evenementen mag aanmaken. Dit kan worden gedaan vanuit de Workspace-beheerinstellingen onder 'Groepenbeheer'. Of, als je het niveau van rechten wilt beperken, kun je deze gebruiker een 'Categorie-editor' of 'Categorie-eigenaar' maken die dan informatie mag delen binnen een specifieke categorie.

Voor een meer gedetailleerde uitleg over rechten, lees het artikel: Over de Hub.

De Hub live-tegel biedt verschillende lay-outs, standaardweergaven en je kunt ervoor kiezen om de live-tegel meer dan eens toe te voegen aan de Workspace. Voor meer informatie, ga naar het artikel: Over de Hub.

Als je al weet dat er evenementen zullen plaatsvinden (misschien terugkerende evenementen?), kun je deze evenementen van tevoren aanmaken. Wanneer iemand zich aanmeldt voor het evenement, is het evenement onmiddellijk zichtbaar in hun eigen Outlook-agenda. Deelnemers ontvangen 24 uur voor het evenement een herinnering.

Maak je geen zorgen als de details van het evenement intussen veranderen. Je kunt het evenement eenvoudig bewerken vanuit The Hub. Deze wijzigingen worden automatisch bijgewerkt in de Outlook-agenda's van de deelnemers. Het is optioneel om een activiteit over deze wijzigingen te versturen via de Activiteitenfeed en de deelnemers van het evenement op de hoogte te stellen.

Wanneer het evenement is aangemaakt, kun je ervoor kiezen om een pop-up direct aan de gebruikers te tonen om hen te informeren. Deze pop-up is gebaseerd op de "Publicatiestart" datum. Het maakt dus niet uit of je het evenement maanden geleden hebt aangemaakt, je kunt de pop-up plannen om de gebruikers bijvoorbeeld twee weken voor het evenement te informeren.

Voeg tags toe aan je evenementen. Tags helpen om te identificeren waar evenementen over gaan, zodat gebruikers sneller de juiste informatie kunnen vinden.