Klanten zijn op zoek naar één centrale plek om statische informatie op te slaan en aan te bieden. Deze moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen binnen de organisatie en bij voorkeur gecategoriseerd zijn op onderwerp.

Aankondigingen voldoen niet goed aan dit doel, aangezien ze gericht zijn op dynamische inhoud: informatie die vandaag relevant is, maar op korte termijn minder relevant wordt. Dit betekent ook dat aankondigingen over het algemeen vaker worden gepost, wat ervoor zorgt dat stukken statische informatie minder zichtbaar en dus moeilijker te vinden zijn. Er was een andere oplossing nodig om klanten in staat te stellen verschillende soorten informatie op een enkele, duidelijke en gebruiksvriendelijke plek te presenteren.

Daarom hebben we Kennisartikelen gecreëerd, als onderdeel van The Hub. Net als Aankondigingen bieden ze een eenvoudige, gebruiksvriendelijke manier om informatie aan eindgebruikers aan te bieden, maar dan gericht op statische informatie in plaats van dynamische.

Kennisartikelen zijn onderdeel van The Hub. In de Kennisartikelen vind je bedrijfs- (of team-) brede documenten die belangrijke informatie over het bedrijf verstrekken. Denk hierbij aan een werknemersgids, een handleiding voor de koffiemachine of het beleid met betrekking tot ziekmeldingen. We brengen alles samen op één centrale plek, die je kunt aanpassen aan de behoeften van je bedrijf, waardoor medewerkers tijd besparen met het zoeken naar het juiste document.

Elk kennisartikel toont ook een teller van het aantal weergaven, wat aangeeft hoeveel unieke gebruikers het kennisartikel hebben bekeken.

Je zult merken dat het proces van het creëren van een nieuw kennisartikel zeer gebruiksvriendelijk is met een intuïtief ontwerp dat het creatieproces vereenvoudigt.

Kennisartikelen kunnen worden gemaakt vanuit The Hub:

Er zijn verschillende manieren om een kennisartikel te creëren:

Bij het invullen van de inhoud voor je kennisartikel is een titel vereist. Klik op het plus-icoon om elementen toe te voegen zoals ondertitels, paragrafen, afbeeldingen, video's en lijnen. Je kunt ook de lay-out definiëren, zoals het aantal kolommen, grote linker-/rechterkolom, enz.

Wanneer je een nieuw kennisartikel creëert, krijg je de optie om een sjabloon te selecteren. Standaard is alleen het sjabloon "Leeg kennisartikel" beschikbaar. Je kunt op "Nieuw sjabloon" klikken om een nieuw sjabloon te maken of bestaande kennisartikelen omzetten naar een sjabloon. Bij het selecteren van een sjabloon wordt aan de rechterkant van het venster een voorbeeld getoond.

Sjablonen kunnen worden beheerd vanaf het scherm 'Beheer Hub-items' (The Hub > Beheer). Vanuit hier kun je nieuwe sjablonen creëren, of bestaande sjablonen bewerken, dupliceren, hernoemen of verwijderen. Gebruikers kunnen toestemming krijgen om sjablonen te beheren.

Als je per ongeluk het kennisartikel sluit, wordt het automatisch opgeslagen als een concept. Of als je je kennisartikel niet kunt voltooien of het wilt laten beoordelen voordat je het publiceert, zorg er dan voor dat je het als concept opslaat. Zowel de categorie als de titel zijn verplicht voor kennisartikelen om succesvol als concepten te worden opgeslagen.

Wanneer je een kennisartikel maakt, kun je een afbeelding of video toevoegen. Deze kunnen worden toegevoegd als covermedia of als onderdeel van de inhoud van het item. Wanneer er geen afbeelding of video als covermedia wordt toegevoegd, wordt een standaard placeholder getoond. Deze placeholder kan niet worden gewijzigd.

Als je een video toevoegt als covermedia, wordt standaard de volgende covermedia afbeelding getoond. Deze afbeelding kan niet worden gewijzigd.

Je kunt een kennisartikel na publicatie bewerken, bijvoorbeeld om het te updaten met de meest recente informatie gerelateerd aan het item. Er zijn twee manieren om dit te doen. Voor beide manieren moet je minimaal een 'Editor' zijn van het kennisartikel:

Kennisartikelen kunnen alleen worden verwijderd vanuit het venster 'Beheer Hub-items', toegankelijk via de knop Beheer in The Hub. Selecteer het item dat je wilt verwijderen en klik op 'Verwijderen' linksboven.

Het verwijderen van een kennisartikel verwijdert het permanent uit de Workspace. Verwijderde items kunnen niet worden hersteld.

Kennisartikelen kunnen alleen worden gearchiveerd vanuit het venster 'Beheer Hub-items', toegankelijk via de knop Beheer in The Hub. Selecteer het item dat je wilt archiveren en klik op 'Archiveren' in de linkerbovenhoek.

Gearchiveerde items kunnen niet opnieuw worden gepubliceerd of bewerkt. Ze kunnen alleen worden bekeken door Workspace-beheerders en categorie-eigenaren/-editors vanaf de Hub-instellingenpagina.

Vanuit het venster 'Beheer Hub-items', toegankelijk via de knop Beheer in The Hub, kun je items filteren op hun status. Kennisartikelen hebben een van de drie statussen:

Categorieën worden gebruikt om snel alle kennisartikelen die aan een categorie zijn toegewezen te groeperen en te bekijken. Nieuwe categorieën kunnen worden gecreëerd op basis van de behoeften van je organisatie, bijvoorbeeld categorieën zoals "HR", "Interne IT" of "Marketing".

Permissies stellen je in staat om te specificeren wie kennisartikelen kan aanmaken binnen een categorie, of wie een nieuwe categorie kan creëren. Dit geeft communicatiemanagers en/of functionele beheerders controle over wie informatie kan verstrekken aan het bedrijf via The Hub.

Voor een gedetailleerdere uitleg over permissies, lees het artikel: Over The Hub.