Diverse klanten hebben aangegeven dat er een toenemende behoefte is om nieuws te delen binnen de bestaande digitale werkruimte. Het moet mogelijk zijn om nieuws toe te spitsen op doelgroepen, om ervoor te zorgen dat alleen relevant nieuws wordt getoond. Daarnaast is er de wens om flexibele opmaakmogelijkheden voor een nieuwsartikel te bieden.

Er zijn alternatieven, zoals SharePoint, maar deze bevinden zich buiten de grenzen van de centrale digitale werkruimte. Dit vormt een extra drempel voor eindgebruikers, en als gevolg daarvan wordt nieuws nauwelijks gelezen, als het al gelezen wordt. Medewerkers missen zowel informatie als het gevoel van betrokkenheid bij het bedrijf. We hebben dit signaal van verschillende klanten ontvangen.

Om onze klanten een gemakkelijke, gebruiksvriendelijke manier te bieden om nieuws te delen met het bedrijf, hebben we Mededelingen gecreëerd als onderdeel van The Hub.

Mededelingen zijn onderdeel van The Hub. Met mededelingen kun je informatie delen met groepen medewerkers. Mededelingen zijn onderverdeeld in categorieën om snel onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende soorten communicatie. Het kan gaan over de opening van een nieuwe kantoorlocatie, een promotie of pensionering van een collega, IT-gerelateerd nieuws over de digitale adaptieve werkplek, of wat je ook maar wilt delen.

Aangezien veel klanten ofwel een grote groep mobiele werknemers of een hybride personeelsbestand hebben, is het cruciaal om sociale interactie tussen collega's te creëren en te onderhouden. Dit helpt om de bedrijfscultuur te versterken en de retentie van werknemers te verhogen. Daarom hebben we een paar functies aan mededelingen toegevoegd die organisaties in staat stellen sociale interactie in hun digitale werkplek te creëren.

Medewerkers kunnen reageren op mededelingen door een opmerking te plaatsen, iemand te vermelden ('@') of een reactietype te kiezen (zoals een 'like', een 'love', enz.). Medewerkers kunnen ook leuke of belangrijke mededelingen volgen ("Follow") en ontvangen meldingen in hun Activiteitenfeed wanneer die mededelingen zijn bijgewerkt.

Elke mededeling toont ook een weergavetelling, die laat zien hoeveel unieke gebruikers de mededeling hebben bekeken.

Je zult merken dat het proces om een nieuwe mededeling te maken zeer gebruiksvriendelijk is met een intuïtief ontwerp dat het creatieproces vereenvoudigt. Als je voldoende bevoegdheden hebt, kun je eenvoudig in drie stappen een mededeling maken en ben je klaar.

Mededelingen kunnen vanuit The Hub worden gemaakt:

Er zijn verschillende manieren om een mededeling te creëren:

Bij het invullen van de inhoud voor je mededeling is een titel vereist. Klik op het plus-icoon om elementen toe te voegen zoals ondertitels, paragrafen, afbeeldingen, video's en lijnen. Je kunt ook het raster definiëren, zoals het aantal kolommen, grote linker-/rechterkolom, enzovoort.

Wanneer je een nieuwe mededeling creëert, word je gevraagd om een sjabloon te selecteren. Standaard is alleen het sjabloon "Lege mededeling" beschikbaar. Je kunt op "Nieuw sjabloon" klikken om een nieuw sjabloon te maken, of bestaande mededelingen omzetten naar een sjabloon. Bij het selecteren van een sjabloon wordt aan de rechterkant van het venster een voorbeeld getoond.

Sjablonen kunnen worden beheerd vanuit het scherm 'Beheer Hub-items' (The Hub > Beheer). Vanuit hier kun je nieuwe sjablonen creëren, of bestaande sjablonen bewerken, dupliceren, hernoemen of verwijderen. Gebruikers kunnen toestemming krijgen om sjablonen te beheren.

Je kunt een formulier insluiten binnen een mededeling. Dit vereist de insluitcode van een Microsoft Forms-formulier.

Als je per ongeluk de mededeling sluit, wordt deze automatisch opgeslagen als een concept. Of als je jouw mededeling niet kunt voltooien of wilt laten beoordelen voordat je deze publiceert, zorg er dan voor dat je deze als concept opslaat. Zowel de categorie als de titel zijn verplicht voor mededeling om succesvol als concepten te worden opgeslagen.

Mededelingen kunnen worden verwijderd vanuit:

Mededelingen kunnen worden bijgewerkt/bewerkt vanuit:

Je kunt mededeling filteren op drie soorten status. Alleen geplande of gepubliceerde mededeling kunnen worden bewerkt en bijgewerkt.

Wanneer er geen afbeelding of video is geüpload, wordt er een standaard placeholder getoond.

Opmerking: het is niet mogelijk om de standaard placeholder te wijzigen.

Een Workspacebeheerder kan permissies toewijzen aan bijvoorbeeld een communicatiemanager die nieuwe categorieën en mededelingen mag aanmaken. Dit kan worden gedaan vanaf de pagina 'Workspace admin settings' onder 'Group management'. Of, als je het niveau van permissies wilt beperken, kun je de communicatiemanager een 'Category editor' of 'Category owner' maken die dan toestemming heeft om informatie te delen binnen een specifieke categorie.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om iedereen een categorie-editor te maken, bijvoorbeeld binnen een 'Marketplace' categorie waarin werknemers advertenties kunnen delen, om sociale interactie te onderhouden.

Wees voorzichtig met wie je toestaat om mededelingen te maken, omdat het geven van te veel controle aan te veel mensen kan leiden tot een overdaad aan meldingen.

Voor een meer gedetailleerde uitleg over permissies, lees het artikel: Over The Hub.

We zien vaak drie soorten categorieën:

Met deze categorietypes kun je bijvoorbeeld personeelsnieuws scheiden van organisatienieuws.

Opmerking: Het is nog niet mogelijk om een mededeling tegelijkertijd in meerdere categorieën te plaatsen (bijvoorbeeld één categorie voor meerdere locaties). Je kunt echter wel een functieverzoek indienen.

Als een mededeling een 'Must-read' is, gebruik dan de pop-upfunctie. Op deze manier zorg je ervoor dat mensen de mededeling niet missen, bijvoorbeeld om gepland netwerkonderhoud op kantoor aan te kondigen. Wees je echter bewust van het feit dat het publiceren van directe pop-ups een grote impact kan hebben op de gebruikerservaring.

Als een mededeling een 'Nice-to-read' is, gebruik dan niet de pop-upfunctie. Vanuit de Hub-tegel heeft iedereen een duidelijk overzicht van alle mededelingen. Van daaruit kunnen ze mededelingen lezen en erop reageren. Denk aan sociale interacties tussen collega's, zoals geboorte, jubileum van 10 jaar dienst, enz.

Pin de belangrijkste mededelingen vast, zodat ze bovenaan de categoriepagina verschijnen. Er worden slechts 5 vastgepinde mededelingen bovenaan weergegeven, maar je kunt op "Toon alle vastgepinde mededelingen" klikken om ze allemaal te bekijken. Er kunnen slechts 5 mededelingen per categorie worden vastgepind. De twee meest recent vastgepinde items worden getoond in de live-tegel.

Voeg tags toe aan je mededelingen. Tags helpen om te identificeren waar mededelingen over gaan, zodat gebruikers sneller de juiste informatie kunnen vinden.

Bijvoorbeeld, als je je mededeling niet kunt voltooien of het wilt laten beoordelen voordat het gepubliceerd wordt, zorg er dan voor dat je het als concept opslaat.

De Hub live-tegel biedt verschillende lay-outs, standaardweergaven en je kunt ervoor kiezen om de live-tegel meer dan eens aan Workspace toe te voegen. We noemen enkele algemene beste praktijken voor de Hub live-tegel in het artikel: Over The Hub.