Introductie
De digitale werkplek blijft in ontwikkeling en is getransformeerd van een statische verzameling van informatie en apps naar een dynamische plek waar communicatie, samenwerking en informatie samenkomen. Het belangrijkste is het optimaliseren van de "Digital Employee Experience", zodat het de productiviteit verhoogt en de samenwerking verbetert.
Heb je vragen n.a.v. deze handleiding? Bekijk eens de FAQ en Snelle start handleiding.
Inloggen
Single Sign-On maakt het mogelijk om met één klik bij de applicatie te komen die je nodig hebt voor je werk, zonder dat je voor elke applicatie apart hoeft in te loggen.
Om in te loggen in jouw werkplek:
Ga naar jouw Workspace URL die door de IT-partner is verstrekt, bijvoorbeeld: https://demo.workspace365.net/demo.
Log in met de Microsoft 365 inloggegevens of de informatie die jou per e-mail hebt ontvangen.
Tip: Maak een bladwijzer aan voor de werkplek in de browser of stel deze pagina in als startpagina voor gemakkelijke toegang. Je kunt Workspace ook benaderen vanaf jouw mobiele apparaat.
Wanneer je jouw werkplek opent, heb je direct een overzicht van jouw werkdag. Hier is een voorbeeld:
Een gestroomlijnde navigatie
Via het navigatiemenu aan de linkerkant kun je gemakkelijk door jouw hele werkplek zoeken. Het heeft een aantal voordelen:
Een gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface. Met een goed zichtbare en gemakkelijk toegankelijke menubalk, kun je snel en eenvoudig navigeren, wat de efficiëntie en eenvoud ten goede komt.
Het creëert waardevolle ruimte in de werkplek, wat het overzichtelijk maakt. Je kunt het menu in- en uitklappen.
Ruimtes
Aan de linkerkant van jouw werkplek (navigatiemenu), zie je een aantal tabbladen. We noemen dit "ruimtes". In bovenstaand voorbeeld (zie afbeelding) staan direct onder de Persoonlijke ruimte de Gedeelde ruimtes genaamd 'Nieuws' en 'Marktplaats'. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen deze ruimtes?
Deze ruimtes zijn bedoeld om meer structuur aan te brengen in de workspace omgeving. Je kunt schakelen tussen jouw Persoonlijke ruimte en Gedeelde ruimte(s), waarbij jouw persoonlijke apps gescheiden blijven van de rest van de organisatie.
Persoonlijke ruimte
Dit is standaard de landingspagina van jouw digitale werkplek.
Je mag deze ruimte wijzigen (personaliseren).
Dit betekent dat je persoonlijke tegelgroepen kunt aanmaken en applicaties en tegels kunt toevoegen of verwijderen (mits je de juiste machtigingen hebt gekregen van de workspace admin om dit te mogen doen).
Gedeelde ruimte(s)
Deze ruimtes worden aangemaakt door de Workspace admin. Ze zijn bedoeld voor verschillende teams, afdelingen en doeleinden.
Je kunt een gedeelte ruimte niet wijzigen of personaliseren.
Voeg favoriete sites of apps toe
Ontdek integraties die Workspace 365 nog beter maken en combineer al je applicaties en technologieën samen in één adaptive werkplek.
Je kunt één of meerdere apps selecteren en deze toevoegen aan jouw Persoonlijke Workspace. Daarnaast kun je zelf ook tegels aanmaken, zoals snelkoppelingen naar jouw favoriete websites, nieuws feeds en meer.
Apps toevoegen of tegels aanmaken kan vanuit de App store:
Klik op het wafel icoon aan de linkerkant van jouw werkplek
Klik op Bewerk en dan +Tegels toevoegen
Wanneer je jouw werkplek bewerkt, kun je het volgende doen:
Verplaats een app naar een andere persoonlijke groep door erop te klikken en te slepen.
Wijzig de naam van de tegelgroep door op de titel te klikken.
Verplaats een tegelgroep door op de titel te klikken (of de twee horizontale strepen in de rechterbovenhoek) en deze te slepen na de gewenste plek.
Bewerk een app door met de rechtermuisknop op de tegel te klikken en selecteer "Tegel bewerken".
Verwijder een tegel door met de rechtermuisknop op de tegel te klikken en "Verwijder uit werkplek" te selecteren.
Tegelgroepen aanmaken of verbergen
Om tegelgroepen te beheren, klik je eerst op Bewerk en dan Groepen.
Je kunt nu het volgende doen:
Nieuwe tegelgroepen aanmaken en toevoegen aan jouw Persoonlijke Workspace.
Selecteer tegelgroepen die je wilt tonen of verbergen.
Al jouw documenten netjes op één plek
Met de Documenten app breng je alle documenten samen in één online werkplek, zowel online als offline vanaf elk apparaat. Hiermee kun je vanaf een mobiel, tablet of desktop documenten maken, doorzoeken, bewerken en delen. De Documenten app combineert en brengt structuur in Office 365, de file server, OneDrive en SharePoint.
Mijn documenten
zoals je aan de naam kunt zien, zijn je persoonlijke (werk)bestanden die niet per se gedeeld hoeven te worden met je collega's.
Gedeelde mappen
Daaronder zie je de gedeelde mappen, bedoeld voor samenwerking met collega's die hiervoor toegang zijn verleend. Als je veel mappen ziet staan van bijvoorbeeld andere afdelingen die je toch nooit gebruikt, heb je de mogelijkheid om deze mappen te verbergen.
Documenten live tegel
Naast de Documenten app, kun je ook de Documenten live tegel toevoegen aan jouw werkplek om snel toegang te krijgen tot jouw:
Recente documenten
Bladwijzers
Je kunt gebruik maken van de Workspace E-mail app.
E-mail live tegel
Het is ook mogelijk om de E-mail live tegel toe te voegen aan uw jouw werkplek. Deze tegel weergeeft een snel overzicht van gelezen en/of ongelezen e-mail. Je kunt daarnaast gemakkelijk een nieuwe mail samenstellen door op het pluspictogram te klikken.
Outlook Web App (OWA)
Als je de Workspace E-mail niet wilt gebruiken, kun je met een rechtermuisknop op de tegel de tegel bewerken en instellen om OWA te gebruiken. Echter raden wij dit af, want alleen de Workspace E-mail heeft heeft een integratie met SharePoint (Documenten app) en OWA niet.
De Hub
Blijf volledig up-to-date met de Hub, jouw centrale plek voor gestroomlijnde interne communicatie. Verbeter de samenwerking met collega's, verhoog jouw productiviteit en krijg moeiteloos toegang tot alle informatie die je nodig hebt vanuit één handige locatie. De Hub bestaat uit mededelingen, kennisartikelen en evenementen.
Dynamische informatie.
Bijvoorbeeld een opening van een nieuwe kantoorlocatie, een promotie of pensionering van een collega, IT-gerelateerd nieuws over de digitale werkplek, etc.
Statische informatie en relevant op lange termijn.
Bijvoorbeeld documenten waarin belangrijke informatie staat over het bedrijf, bijvoorbeeld een personeelsgids, een how-to voor de koffieautomaat, wat het beleid rondom ziekmelding, etc.
Denk aan webinars, trainingen, het jaarlijkse personeelsuitje, een online workshop etc.
Je kunt evenementen koppelen aan jouw Outlook agenda.
Adresboek
Vanuit het adresboek of de live tegel kun je direct door al jouw contacten zoeken. Je kunt zoeken op namen, functietitels, e-mailadressen, afdelingen, vaardigheden en expertise, interesses en meer. Je kunt gemakkelijk met collega's in contact komen door een (video)call te starten, te chatten of een e-mail te versturen vanuit je werkplek.
Vanuit het navigatiemenu aan de linkerkant van jouw digitale werkplek, kun je het adresboek openen.
Agenda
Je kunt jouw agenda openen vanuit het globale navigatiemenu aan de linkerkant. Je krijgt dan snel inzicht in al jouw komende afspraken, je kunt nieuwe afspraken maken, deelnemen aan vergaderingen en meer. Daarnaast is het mogelijk om de kalender live tegel toe te voegen aan jouw werkplek.
Let op: op dit moment is het alleen mogelijk om jouw persoonlijke agenda te bekijken vanuit het navigatiemenu. Ons doel is om in de nabije toekomst meer agenda's hierin beschikbaar te stellen.
De Activiteitenfeed
De Activiteitenfeed heeft een prominente plek jouw adaptive werkplek. Het brengt al jouw activiteiten, nieuws en notificaties naar één plek. Je kunt notificaties ontvangen over toegang tot applicaties, agenda afspraken (met de mogelijkheid om direct deel te nemen), gepubliceerde nieuwsberichten, notificaties ontvangen van applicaties van derden, waardoor de mogelijkheden van Activiteitenfeed oneindig zijn.
Personaliseer jouw feed
Het is een onderdeel waarmee jij je kunt concentreren op jouw werk. Je kunt ervoor ervoor kiezen bepaalde activiteiten te (dempen), oftewel verbergen, d.m.v. het tandwielpictogram.
Doorzoek jouw werkplek met de globale zoekfunctie
De Globale Zoekfunctie is een van onze meest populaire en waardevolle functies. Deze zoekfunctie heeft een prominente positie in de werkplek, waarmee jij snel en gemakkelijk door jouw hele werkplek kunt zoeken. We blijven steeds meer handige functies toevoegen aan de Globale Zoekfunctie, zodat je jouw zoekopdrachten kunnen verfijnen, nóg sneller de specifieke informatie kunnen vinden en kostbare tijd kunt besparen.