Dit gedeelte beschrijft een voorbeeld van een directe integratie tussen TOPdesk en Workspace 365, waarmee zowel de beller als de operator op de hoogte blijven van de status van hun verzoeken.

Hier is een voorbeeld van een TOPdesk-melding:

Dit is een handleiding om de TOPdesk API te koppelen aan de Workspace 365 Activity Feed API. Mocht je problemen ervaren tijdens de configuratie, dan kunnen we je helpen met oplossingen. Echter, wij zijn geen eigenaar van TOPdesk software. Dit betekent dat je mogelijk TOPdesk ondersteuning moet raadplegen voor verdere assistentie.

Om meldingen te genereren vanuit TOPdesk-gebeurtenissen en deze weer te geven in Workspace 365, moet je begrijpen hoe de workflow in TOPdesk is opgezet en voor welke gebeurtenissen je meldingen wilt activeren.

Voor deze handleiding richten we ons alleen op gebeurtenissen in Call Management. Als voorbeeld bespreken we vier verschillende typen gebeurtenissen/meldingen die eenvoudig maar effectief zijn en het meest voorkomen voor de meeste TOPdesk-gebruikers.

In deze uitleg spreken we over twee personages:

Operator John toegewezen: Operatorupdate door beller:​

Status van beller gewijzigd: Update van beller beschikbaar:

Eerst moeten we een API-sleutel genereren voor de Workspace 365 API, zodat we toegang hebben tot de Activity Feed API van TOPdesk.

Maak een nieuwe Operator die zal fungeren als de API-gebruiker. Deze gebruiker moet toegang hebben tot de scope die je wilt blootstellen op de TOPdesk API om meldingen naar Workspace 365 te kunnen sturen. Zorg ervoor dat eventuele filters zijn uitgeschakeld of op zijn minst gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de gebruiker de juiste machtigingen heeft om informatie te raadplegen.

TOPdesk-gebeurtenissen kunnen elk evenement zijn dat is gekoppeld aan een van de beschikbare TOPdesk-modules zoals Call Management, Problem Management, Change Management, enz. Voor deze handleiding richten we ons alleen op gebeurtenissen in Call Management, maar de concepten die we uitleggen zijn van toepassing op elk van de TOPdesk-modules.

Algemene instructies om een gebeurtenis te maken:

TOPdesk Acties zijn een reactie op de gebeurtenissen die we hebben gedefinieerd in de vorige paragraaf. Acties zijn altijd gekoppeld aan een TOPdesk-gebeurtenis. Voor deze handleiding richten we ons alleen op acties in Call Management, maar de concepten die we uitleggen zijn van toepassing op elk van de TOPdesk-modules.

Opmerking: we hebben kant-en-klare actiesjablonen gemaakt op basis van de onderstaande voorbeelden, zodat je ze kunt importeren en gebruiken zoals je wilt. Ze kunnen worden gedownload uit onze downloadsectie.

Onze actiesjablonen gaan ervan uit dat de e-mailadressen en UPN's van gebruikers identiek zijn. Als deze verschillend zijn, moet je een aanpassing maken in de code van de JSON-bestanden. Zoek naar de volgende code:

Vervang dit door:

Het zal er in TOPdesk zo uitzien:

Natuurlijk zijn de mogelijkheden bijna eindeloos, wat betekent dat je veel meer meldingen kunt maken voor verschillende gebeurtenissen die beschikbaar zijn in TOPdesk. Gebruik de meegeleverde sjablonen als voorbeeld en raadpleeg de TOPdesk-product- en API-documentatie om de benodigde variabelen te vinden om de informatie te extraheren en presenteren die je wilt.

Je hebt mogelijk hulp nodig van TOPdesk-ondersteuning of een TOPdesk-consultant om je te helpen de benodigde variabelen te definiëren om de melding correct weer te geven in Workspace 365.

Bij het maken van een actie kun je ook een trigger maken om de actie te testen. Je kunt deze trigger beschikbaar maken in het contextmenu van een kaartitem. Bijvoorbeeld in de sectie "Verwerking" onder het contextmenu "Operator", zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding. Dit betekent dat je de actie handmatig kunt activeren vanuit de kaart zonder daadwerkelijk een wijziging aan te brengen op de kaart. Hierdoor kun je veilig een melding testen voordat je deze in productie brengt.