Gebruikers hebben de Engage-module nodig om The Hub te gebruiken. Deze module is standaard ingeschakeld, maar kan worden uitgeschakeld/ingeschakeld via de App Store > Beheer apps.

Workspace is oorspronkelijk ontworpen als een complete oplossing voor digitale Workspace, waarin alles wat een bedrijf nodig heeft op één plek wordt samengebracht. Verschillende klanten hebben laten zien dat er een grotere behoefte is aan een centraal punt voor informatie voor gestroomlijnde interne communicatie binnen de grenzen van de Workspace. Het moet mogelijk zijn om zowel dynamische als statische informatie te bieden, en voor medewerkers om opmerkingen te plaatsen en te beantwoorden, wat sociale interactie stimuleert.

Aangezien er geen levensvatbare alternatieven zijn die dit alles in één eenvoudig te gebruiken pakket bieden, hebben we The Hub gecreëerd, dat bestaat uit:

Blijf op de hoogte van belangrijk nieuws, verbeter samenwerking, verhoog productiviteit en krijg moeiteloos toegang tot alle informatie die je nodig hebt op één handige locatie. Een toegewijde pagina voor The Hub ontgrendelt een efficiëntere en verbonden werkervaring. The Hub bestaat uit Aankondigingen, Kennisartikelen en Evenementen.

Wees ervan bewust aan wie je toestemming geeft om ze te maken, omdat te veel mensen controle geven kan leiden tot een overvloed aan meldingen.

Over het algemeen wil je het niveau van gebruikersrechten beperken om aankondigingen, kennisartikelen of evenementen te maken. Toestemmingen worden vaak per categorie gegeven, wat betekent dat een gebruiker artikelen binnen een specifieke categorie kan maken. We maken onderscheid tussen een 'Categorie-editor' en 'Categorie-eigenaar':

Workspace-beheerders kunnen ook groepspermissies instellen voor The Hub. Dit kan op twee manieren worden gedaan:

Let op dat deze groepspermissies gelden voor alle items en categorieën in dat gedeelte van The Hub. Permissies voor individuele categorieën kunnen worden ingesteld op de categorie zelf zoals hierboven beschreven.

Groepspermissies kunnen worden ervaren als ingewikkeld en je wilt conflicten met permissies vermijden. We hebben een artikel gewijd aan het gedetailleerd uitleggen van dit onderwerp: Begrijp en beheer gebruikerspermissies in Workspace 365.

In Workspace 365 v4.8 hebben we Hub sjablonen geïntroduceerd voor alle secties van de Hub: Aankondigingen, Evenementen en de Kennisbank. Deze functie stelt je in staat om sjablonen te maken voor alle secties van de Hub, waardoor je tijd bespaart bij het maken van Hub-items en dit proces vereenvoudigt.

Je kunt gebruikers toestemming geven om Hub sjablonen te maken en te beheren via "Groepsbeheer" of "Groepspermissies". Dit geeft gebruikers toestemming om sjablonen te beheren voor alle secties van de Hub.

Er zijn drie manieren om een sjabloon te maken vanuit "Beheer Hub items":

Het creëren van een sjabloon opent een vereenvoudigde versie van de reguliere editor waarin je het sjabloon kunt maken. Wanneer je een bestaand item opslaat als sjabloon, zal de editor automatisch gevuld worden met de inhoud van dat item, hoewel deze uiteraard bewerkt kan worden voordat het sjabloon wordt opgeslagen.

Je kunt ervoor kiezen om een bepaalde categorie als standaardweergave te tonen in plaats van alle aankondigingen, kennisartikelen en evenementen. Deze keuze varieert per organisatie en hangt meestal af van de grootte van het bedrijf en het aantal items dat wordt gepubliceerd. Houd daarbij rekening met het maximale aantal items dat kan worden weergegeven in de live-tegel voor elke lay-out (carrousel-, tegel- of lijstlay-out).

Daarnaast kun je een Hub-tegel configureren om meerdere categorieën te tonen, indien gewenst. Dit doe je door bij het bewerken van de Hub-tegel de standaardweergave in te stellen op Aangepast en vervolgens de categorieën te selecteren die je in de tegel wilt tonen.

Om Workspace visueel aantrekkelijker te maken, of als je meer aandacht wilt besteden aan belangrijke informatie (dit geldt voornamelijk voor Intranet klanten), kun je de Hub live tegel uitbreiden over twee kolommen.

Bijvoorbeeld aan een gedeelde ruimte genaamd "Intranet" waarin je bedrijfsinformatie, nieuws en bedrijfsevenementen wilt delen. De gekozen indeling van de live tegels is meestal een kwestie van smaak. Soms wil je door een lijst met bedrijfsnieuwsitems bladeren, terwijl je in een tweede tegel informeel nieuws per afdeling of team wilt zien met leuke afbeeldingen.
​
​

Je kunt Global Search gebruiken om snel belangrijke aankondigingen, kennisartikelen en evenementen te vinden.

Je kunt er ook voor kiezen om de header en/of footer te verbergen in de carrousel- en tegelindeling, zodat gebruikers alleen de inhoud van de berichten zien. De meeste organisaties kiezen ervoor om dit te verbergen.

Wanneer de lay-out van de Hub-tegel is ingesteld op Carrousel, kun je ervoor kiezen om automatisch afspelen in te schakelen. Hierdoor schakelt de tegel automatisch over naar het volgende item in de carrousel elke 5 seconden (deze interval kan niet worden geconfigureerd). Automatisch afspelen kan worden gepauzeerd met behulp van de pauzeknop, die verschijnt in de rechterbovenhoek van de tegel wanneer je er met de muis overheen beweegt. Het vernieuwen van de pagina zal de carrousel weer laten doorgaan met afspelen.

Als je een gebruiker uit de Workspace verwijdert, blijven alle Hub-items die door de gebruiker zijn gemaakt intact. Echter, het "Gemaakt door" veld dat aan hun items is gekoppeld, kan worden beïnvloed: