Inleiding

Autotask is een geïntegreerde IT-beheersoplossing die je in staat stelt IT-tickets en projecten bij te houden en die de IT-diensten binnen je bedrijf ondersteunt. Organisaties kunnen Autotask gebruiken om interne IT-ondersteuning te bieden, en Managed Service Providers om ondersteuning aan hun klanten te bieden.

Met deze live tegel kun je de tickets van de momenteel ingelogde gebruiker weergeven:

De UPN van de gebruiker binnen de workspace mag niet dubbel voorkomen binnen de Autotask-contactlijst
Alleen tickets die in de afgelopen 90 dagen zijn bijgewerkt, worden getoond

In Autotask maak je een API-gebruiker aan met een wachtwoord en een tracking-ID (API-sleutel). Deze informatie is nodig bij het instellen van de Autotask-verbinding in Workspace.

Wanneer je op een ticket in de live tegel klikt om meer gedetailleerde informatie te bekijken, word je doorgestuurd naar je Autotask-omgeving (/ClientPortal/ServiceTickets/ServiceTicketDetail.aspx). Hetzelfde geldt voor het aanmaken van een ticket vanuit de live tegel (/ClientPortal/ServiceTickets/NewTicket.aspx). Momenteel is er geen UI voor het bekijken van gedetailleerde ticketinformatie in Workspace.

Vereisten

De gebruikersnaam die je moet invullen in het Autotask-dialoogvenster in Workspace bij het aanmaken van de Autotask-verbinding (stap 2), hoeft niet te bestaan in Workspace. Deze inloggegevens zijn vereist voor de API-aanroep naar Autotask. Echter, om de tickets in de Autotask live tegel als gebruiker te bekijken, moet de Workspace-gebruiker overeenkomen met het e-mailadres van de Autotask-gebruiker.

Configuratie

Stap 1. Een nieuwe API-gebruiker aanmaken in Autotask

Log in op de Autotask-beheerportal.
Navigeer naar Accountinstellingen en Gebruikers.
Selecteer Resources/Users (HR).
Klik op Resources/Users.
Klik op de pijl naast de knop +Nieuw in de linkerbovenhoek.
Kies Nieuwe API-gebruiker.
Algemeen sectie:
1. Definieer een naam en koppel een geldig e-mailadres.
2. Kies het juiste beveiligingsniveau.
  - “API User (system) Can’t Read Costs” wordt aanbevolen.
3. Stel de juiste Primaire Interne Locatie in.
Inloggegevens sectie:
1. Klik op Sleutel genereren in de sectie Inloggegevens om een gebruikersnaam te genereren.
2. Klik op Geheim genereren in de sectie Inloggegevens om een wachtwoord (geheim) te genereren.
API Tracking Identifier sectie:
1. Standaard is de selectie correct en moet deze op Integratieleverancier staan.
2. Kies in de vervolgkeuzelijst 'Integratieleverancier' voor Workspace 365 – Cloud Service Delivery.
  (Dit koppelt de API-gebruiker aan onze integratie met Autotask)
Business line:
1. Geef de juiste business line om de integratie toegang te verlenen tot de tickets in het vereiste domein.
2. Klik op Opslaan & Sluiten bovenaan het scherm om de nieuwe API-gebruiker op te slaan.

Stap 2. Een Autotask-verbinding aanmaken

Ga als beheerder naar de beheerdersinstellingen.
Navigeer naar Integraties en selecteer Autotask-verbindingen.
Klik op Nieuw.
Vul de volgende informatie in:
- Naam: dit is de naam van de Autotask-verbinding in Workspace.
- Gebruikersnaam: dit is de gebruikersnaam van je Autotask-account. Dit kan een nieuw aangemaakt account in Autotask zijn.
- Wachtwoord: je hebt een wachtwoord voor dit account nodig.
- Klik op Toevoegen.

Vanaf V3.45 hebben we het voor beheerders gemakkelijker gemaakt om een nieuwe Autotask-verbinding aan te maken, omdat het niet langer nodig is om de 'Autotask URL' en 'Tracking Identifier' op te geven. Klik hier voor meer informatie.

Stap 3. De app configureren

Nadat je de Autotask-verbinding hebt aangemaakt, kun je de app configureren. Ga naar de App store.
Zorg ervoor dat Beheer apps is geselecteerd.
Klik op Nieuwe app toevoegen.
Zoek de Autotask-app en klik op Toevoegen.
- Hier kies je het app-pictogram, kleur en naam. Je kunt de verbinding selecteren die je in stap 1 hebt aangemaakt (of indien nodig een nieuwe aanmaken door op "Toevoegen" te klikken). De bestemming bepaalt of de app in het huidige venster of in een nieuw venster wordt geopend.
- Je kunt ook bepalen wie toegang heeft of wie app-eigenaar wordt.
- Klik op Opslaan wanneer je klaar bent met het configureren van de app.

Stap 4. De app activeren

Zodra de Autotask-tegel correct is geconfigureerd, voeg je de tegel toe aan je Workspace door op +Tegels toevoegen te klikken.
Zoek Autotask in de App store en voeg het toe aan je Workspace (of aan een bestaande of nieuwe groep).
Wanneer toegevoegd aan Workspace, kun je de tegel bewerken door er met de rechtermuisknop op te klikken.

Wijziging in Autotask-configuratie vanaf Workspace release V3.45

We hebben een wijziging doorgevoerd in de Autotask-configuratie vanaf Workspace release V3.45. Dit vereist actie van jouw kant.

We hebben de manier waarop we omgaan met de Autotask URL gewijzigd. Het is niet langer nodig om deze te configureren. We hebben nu functionaliteit in onze connector geïmplementeerd, die automatisch de meest efficiënte URL bepaalt op basis van de locatie van de klanttenant. Dit is een automatische wijziging die geen wijzigingen op de klanttenant vereist.

We hebben de noodzaak om een tracking-ID te configureren verwijderd. Voorheen vroegen we partners of klanten om hun eigen aangepaste tracking-ID te genereren. We hebben nu onze eigen speciale tracking-ID. Dit betekent dat je ons nu kunt vinden (Workspace 365 – Cloud Service Delivery) in de lijst "Integratieleverancier" op de API-gebruikersconfiguratiepagina. Lees de wijzigingsprocedure voor verdere instructies.

Wijzigingsprocedure

Stap 1. Een nieuwe API-gebruiker aanmaken in Autotask

Om de nieuwe configuratie te gebruiken, is het belangrijk om een nieuwe API-gebruiker in Autotask aan te maken. Helaas is het niet mogelijk om de bestaande API-gebruiker in Autotask te wijzigen.

Log in op de Autotask-beheerportal.
Navigeer naar Accountinstellingen en Gebruikers.
Selecteer Resources/Users (HR).
Klik op Resources/Users.
Klik op de pijl naast de knop +Nieuw in de linkerbovenhoek.
Kies Nieuwe API-gebruiker.
Algemeen sectie:
1. Definieer een naam en koppel een geldig e-mailadres.
2. Kies het juiste beveiligingsniveau.
  - Opmerking: "API User (system) Can’t Read Costs" wordt aanbevolen.
3. Stel de juiste Primaire Interne Locatie in.
Inloggegevens sectie:
1. Klik op Sleutel genereren in de sectie Inloggegevens om een gebruikersnaam te genereren. Je kunt dit wijzigen, maar het wordt aanbevolen om het zo te laten.
2. Klik op Geheim genereren in de sectie Inloggegevens om een wachtwoord (geheim) te genereren. Je kunt dit wijzigen, maar het wordt aanbevolen om het zo te laten.
API Tracking Identifier sectie:
1. Standaard is de selectie correct en moet deze op Integratieleverancier staan.
2. Kies in de vervolgkeuzelijst 'Integratieleverancier' voor Workspace 365 – Cloud Service Delivery. Dit koppelt de API-gebruiker aan onze integratie met Autotask.
Business line:
1. Geef de juiste business line om de integratie toegang te verlenen tot de tickets in het vereiste domein.
2. Klik op Opslaan & Sluiten bovenaan het scherm om de nieuwe API-gebruiker op te slaan.

Stap 2. Wijzig de connectorconfiguratie in Workspace 365

Omdat we bestaande connectors automatisch migreren naar de nieuwe configuratie, wordt geadviseerd om de connector van tevoren te wijzigen om eventuele configuratievereisten na de release te voorkomen. Om de bestaande Autotask-connector in Workspace 365 te bewerken:

Open je Workspace 365-portal.
Navigeer naar je beheerdersinstellingenpagina.
Open het Integraties-menu in het linkernavigatiemenu.
Selecteer Autotask-verbindingen.
Selecteer de bestaande connector.
Klik op Bewerken in de actiebalk.
Neem je nieuwe API-gebruikersnaam en nieuw API-wachtwoord (van de nieuw aangemaakte API-gebruiker) en overschrijf de bestaande informatie.
Vervang de bestaande Tracking Identifier door de tijdelijke Tracking Identifier: HSE3NJNASRAHVJ5JHROCNC3YSV (Deze tijdelijke Tracking Identifier zorgt ervoor dat de integratie blijft werken tot de release van Workspace 365 versie 3.45.0 en zal na de release worden verwijderd omdat deze niet langer nodig is).
Klik op Opslaan wanneer je klaar bent.