Over Zenya DOC

Infoland Zenya DOC is een documentbeheersysteem dat eenvoudig toegang biedt tot allerlei documenten en bronnen binnen een organisatie en de functionaliteiten uitbreidt om te integreren met andere tools die bijvoorbeeld kwaliteitsmanuals en zorgprotocollen bieden, zoals de Vilans KICK-protocollen.

De Zenya DOC live tegel kan op twee verschillende manieren aan je Workspace worden toegevoegd:

Blader door documenten (inclusief je tien meest recent geopende items)
Favorieten

De inhoud binnen de live tegel wordt bepaald op basis van je account en toegangsrechten in Zenya DOC.

Blader door documenten

Door in de zoekbalk te typen, kun je zoeken naar alle documenten waartoe je toegang hebt binnen de Zenya DOC-archieven. Zodra je je zoekopdracht hebt ingevoerd, worden alle documenten weergegeven op basis van hun relevantie. Elk item bevat het type inhoud, zodat je weet welk type document je opent.

Het Zenya DOC-algoritme bepaalt de inhoud van de lijst met meest recent gebruikte items. Door op een item te klikken, word je doorgestuurd naar het Zenya DOC-portaal waar je het item kunt bekijken zonder in te loggen.

Als je organisatie een integratie heeft met documentoplossingen van derden, bijvoorbeeld Vilans KICK, kun je ook deze documenten vinden en word je doorgestuurd naar het item in de applicatie van de derde partij om het te openen.

Favorieten

De weergave “Favorieten” biedt je snelle toegang tot items die je als favoriet hebt gemarkeerd binnen het Zenya DOC-portaal of vanuit de live tegel “Blader door documenten”. Je kunt ook een item als favoriet afvinken om het van de lijst te verwijderen.

Vereisten

Er zijn een paar vereisten om de Zenya DOC-integratie in Workspace te gebruiken:

Een volledig operationele Zenya-omgeving.
Gebruikersvoorziening vanuit dezelfde bron als Workspace 365 (hoogstwaarschijnlijk Azure AD).
Een API-sleutel en gerelateerde configuratie.
De gebruikersnaam is gebaseerd op e-mailadres of UPN. De UPN van de gebruiker in Workspace moet 100% overeenkomen met de gebruiker in Zenya DOC.
- Voorbeeld: Als "[email protected]" bestaat in Workspace, moet de UPN in Zenya DOC ook "[email protected]" zijn.

Gezien de omgeving en gebruikersvoorziening aanwezig zijn, kan een beheerder inloggen op de Zenya Admin-console:

Navigeer naar Applicatiebeheer > Systeeminstellingen > API-sleutels.
Voeg een nieuwe API-sleutel toe en vul de configuratie in zoals hieronder beschreven
Titel: geef een herkenbare naam voor de API-configuratie, bijvoorbeeld “Workspace365”.
Sleutel: automatisch gegenereerde unieke klant specifieke GUID. Deze sleutel moet worden gebruikt in de Workspace365-integratieconnector.
Toegang beperkt tot specifieke gebruikers (groepen): deze waarde moet op de standaardwaarde “Nee” blijven staan. Als je het verandert naar “Ja” kun je API-toegang configureren voor specifieke gebruikers of groepen in plaats van de hele organisatie.
Servers die deze API-sleutel mogen gebruiken: om de beveiliging te vergroten, kun je het IP-adres van de Workspace-omgeving configureren. Hiermee wordt API-toegang vanuit andere ongeautoriseerde bronnen voorkomen. Meerdere IP-adressen kunnen indien nodig worden geconfigureerd. Als je wordt gehost op ons True SaaS-platform, voeg dan ons IP-bereik 20.103.81.112/28 toe.
Gebruik "sliding token expiration": stel dit altijd in op “Ja” omdat de integratie hiervan afhankelijk is en authenticatie zal mislukken als dit niet correct is geconfigureerd.

Configuratie

Stap 1. Maak een Zenya DOC-verbinding aan

Het beheerdersaccount dat je gebruikt om de Zenya DOC-verbinding aan te maken, moet bekend zijn in Zenya. Dit is alleen nodig bij het instellen van de verbinding. Zodra de verbinding is gemaakt, kan de beheerder uit Zenya worden verwijderd.

Om de Zenya DOC-integratie te gebruiken, moet je eerst de App-connector configureren.

Ga naar de pagina Werkruimte-instellingen.
Navigeer naar Integraties.
Selecteer Zenya-verbindingen.
Hier kun je het volgende configureren:
1. Zenya DOC App-naam.
2. Server-URL of portal-URL.
3. API-sleutel: je kunt een API-sleutel voor Zenya DOC aanvragen bij je systeembeheerder of direct bij Infoland.
4. Gebruikersnaam: vanaf v3.63 tonen we gepersonaliseerde informatie uit Zenya DOC op basis van wat hier is geconfigureerd. Als je het instelt op "E-mailadres" (wat de standaardinstelling is), zorg er dan voor dat gebruikers een e-mailadres hebben geconfigureerd in Workspace 365 om informatie van de live tegel op te halen.

Stap 2. Activeer de app

Ga naar de App store (of klik op "+ Tiles toevoegen").
Zorg ervoor dat Manage apps is geselecteerd.
Klik op Add new app en selecteer Zenya DOC.
Je kunt een ander logo kiezen, de kleur wijzigen en beslissen of je Zenya DOC vanuit Workspace in het huidige venster of in een nieuw venster wilt openen.
Je kunt bepalen wie toegang heeft tot de Zenya DOC live tegel en wie de app-eigenaar wordt.
Als je de vorige stappen hebt gevolgd, kun je de verbinding selecteren uit de vervolgkeuzelijst. Zo niet, dan kun je een nieuwe verbinding maken door op Add te klikken.
Klik op Opslaan wanneer je klaar bent met het configureren van de app.
Voeg de app vanuit de App store toe aan Workspace, bijvoorbeeld aan een bestaande of nieuwe gedeelde groep.
Wanneer je de app aan je Workspace hebt toegevoegd, klik je met de rechtermuisknop op de tegel om de gewenste app-instellingen te bewerken (configureren). Gebruik de pijlen die omhoog of omlaag wijzen om de positie van de tabbladen te wijzigen (Blader door documenten en Favorieten), wat bepaalt wat je eerst ziet in het live tegeloverzicht.
Tip: je kunt de Zenya DOC-tegel twee keer aan je Workspace toevoegen, één voor "Blader door documenten" en de andere voor "Favorieten".

Probleemoplossing (logbestanden)

Voor verdere probleemoplossing raden we aan om de foutlogboeken van Zenya te bekijken, omdat deze meer gedetailleerde informatie kunnen bevatten.

Om deze logbestanden te openen:

Log in op iProva
Ga naar het activiteitenlogboek
Pas de volgende filters toe en zoek:

Sectie: iProva suite
Activiteiten: logins
Inlogpogingen: niet succesvolle inlogpogingen

Je krijgt een overzicht van mislukte inlogpogingen te zien. Lees de beschrijving voor meer gedetailleerde informatie.